随着企业的发展壮大，他们的业务流程也在不断发展。根据企业的规模不同，企业内部和外部的利益相关者每天都会参与数十个（如果说不是数百个）业务流程。

业务流程包括一系列步骤，这些步骤按特定顺序执行以实现预期结果。这些流程包括新客户注册、销售和营销、客户支持请求、订单履行、人力资源、采购管理和会计等活动。

随着业务和业务环境的变化，这些流程不断发展，需要不断评估、改进和优化。过时的流程会导致客户和员工的不满、代价高昂的运营效率低下和市场份额的损失。

什么是业务流程改进和优化？

有效的业务流程管理（BPM）需要一个经过深思熟虑的计划，以满足流程定义、执行、评估和迭代的持续需求。BPM的核心是业务流程改进和优化，这是一种识别、评估和解决业务流程问题和关注点的运营实践。

业务流程改进和优化旨在重新设计现有流程，使其更高效、简化操作、升级通信、减少错误和成本以及增加工作负载。随着业务的变化、发展、扩展和新技术的部署，这些改进应该是持续的。

现在有多种方法来改进和优化业务流程。以下技术和工具将客户置于公司整个运营的中心：

• 自1980年代中期以来，六西格玛一直作为流程改进和全面质量管理的常见方法。它使用 DMAIC（定义、测量、分析、改进、控制）概念作为框架进行持续的流程改进。这种数据驱动的方法侧重于通过精确的测量和严格的分析来改进过程，旨在实现近乎完美的性能。
• 精益思想是六西格玛的修改版。它专注于为客户提供更多价值的特定任务，并确定潜在的流程效率低下的领域。它识别非增值活动并消除它们，简化操作以提高质量和效率。精益原则已经超越了制造业。它们正被应用于包括服务业在内的各个领域，通过减少浪费、优化工作流程和有效地为客户提供价值来增强流程。
• 全面质量管理 （TQM） 在 1980 年代由制造商和政府机构推广。它专注于消除工艺缺陷，并提高最终产品或服务的整体质量。TQM 是一种整体方法，专注于组织运营各个方面的持续改进。在采用 TQM 的组织中，所有成员都参与改进流程、产品、服务和他们工作的文化。

为什么高效的业务流程很重要？

所有公司都认识到高效流程的价值，但现实情况是，很多企业都遇到工作流程效率低下的问题。在当今竞争激烈的商业环境中，随着企业进行数字化转型，低效的流程可能会对公司的整个业务运营产生负面影响。低效的流程就会影响资源、劳动力、利润以及产品和服务的质量和可靠性。低效的流程可能会造成瓶颈、阻碍运营、增加成本，迫使错过最后期限和未完成的任务，并减慢企业对市场波动的反应速度。

在瞬息万变的世界中，优化业务流程不仅是一种战略，而且是生存和发展的必要条件。流程需要不断更新，这样组织就不会措手不及。企业需要迅速适应市场变化、技术进步和不断变化的客户期望，这些都在以前所未有的速度发展。

高效简化的流程可帮助企业敏捷地做出响应，缩短新产品或服务的上市时间，并确保其保持竞争力。此外，优化通常涉及数字工具和技术的集成，这可以增强数据分析和决策能力。这种数字化转型有助于企业预测市场趋势、改善客户体验并持续创新。灵活、优化的业务流程是组织敏捷性的关键要素。

然而，保持这些流程的最新状态，根据需要改进并不断优化它们可能很困难。人们往往会抵制变革，尤其是当流程已经存在很长时间时。因此，向相关利益相关者传达改进业务流程的目的和好处非常重要。

优化业务流程有什么好处？

管理良好并持续改进的流程可以减少错误、缩短流程完成时间、增加工作量、识别浪费、消除重复并提高整体业务绩效。优化业务流程还可以提高一致性、质量和合规性；降低风险；并为客户和高管提供更大的可见性。

改进和优化业务流程的步骤

在规划业务流程改进计划时，请确定业务目标是什么、需要改进的地方以及需要优化的内容。以目标为中心的愿景为衡量和评估进展奠定了基础。

1. 确定需要改进的流程，无论多么小

专注于一个需要立即改进的流程，与利益相关者和团队成员联系，以确定哪些任务和活动花费最多的时间和资源，并收集有关如何改进流程的建议。在这个过程中，选择一个最不复杂、最耗时的任务来优化，但无论它有多小，都会立即显示出投资回报率。小型优化项目仍然可以显示出显著的成果，为利益相关者提供轻松的胜利，并为更复杂的流程优化活动获得全公司的支持。

2. 为你的流程改进项目设定业务目标

一旦确定需要改进的流程，就要确定优化流程的目的；设定总体目标和较小的、可立即衡量的目标；并制定实现这些目标的计划。清楚地了解优化将实现什么，例如，节省财务、资源或时间。将这些目标清楚地传达给高管和利益相关者，以便每个人都达成一致。

3. 创建现有流程的映射

使用过去几十年中流行的BPM和业务流程建模方法直观地映射业务流程。这些工具可以提供一种易于理解的标准化方法来定义当前流程如何流经不同的部门、流程中的各个步骤以及流程中按顺序或并行运行的组件。

4. 分析当前流程，找出薄弱环节

流程图有助于分析当前流程，并找到可以改进和优化的低效或无效区域。使用利益相关者提供的反馈来分析流程中哪些步骤花费的时间最多，造成瓶颈，导致沟通中断，无法提供价值，可以返工或消除。优化可能涉及使某些任务有条件、集成某些任务、调整数据权限和自动执行手动任务。

一类新兴的人工智能工具正在介入，以提供见解，让企业了解哪些业务流程可能是瓶颈，哪些可以潜在地进行优化以实现更高的收益。

5. 针对自动化的特定任务

自动化通过消除人为造成的瓶颈、解决可重复性和质量问题以及消除低效率问题，为快速改进和优化业务流程提供了机会。确定哪些金钱和时间资源可用于投资业务流程自动化软件，以及企业中是否已经存在必要的工具。

6. 验证流程重新设计计划的初始目标

确保流程重新设计将满足既定的业务目标，并显著影响流程效率、资源节约和投资回报率。业务流程工具可以帮助建模和衡量影响，并就流程在试点阶段的哪些方面可以改进提供建议。

7. 在完全实施前测试新流程

在大规模部署之前，测试和质量保证是确保新流程发挥作用的重要步骤。优化的业务流程往往会受到不可预见的情况的阻碍。在完全不熟之前测试整个过程有助于避免部署后的重新检查和迭代重新设计。无论是小问题还是严重缺陷，在较小的部署中识别这些问题将使你的组织免于在流程到位后重新评估和重新设计成本高昂且耗时的过程。

8. 部署后持续改进和监控流程

在完全部署后，衡量新流程的效率和有效性。随着市场条件和业务运营的变化，业务流程也在发生变化。因此，业务流程需要持续评估和监控，以确保与旧流程相比，它能提供更多价值。收集利益相关者的反馈，并监控流程中是否有任何需要解决的新痛点。

掌握流程改进和优化

改进和优化业务流程似乎是一项艰巨的任务，但并非不可能实现。通过优化单个流程，让利益相关者参与进来，并设定切合实际且可实现的目标，你成功的可能机率将很高。对于那些愿意接受变革，并随着业务增长和演变而继续发展其流程的企业来说，回报是深远的：更简化的工作流程、更高的成本节约、更高的运营效率以及更高的客户和员工满意度。