价值流映射与流程映射 推动流程创新

日期: 2019-03-10 作者:George Lawton翻译:邹铮 来源:TechTarget中国 英文

当在自动化业务流程之前优化业务流程时,最重要的步骤之一(同时也是最大的挑战)在于弄清楚当前流程的工作原理。

多年来,我们看到各种业务流程建模(BPM)技术涌现,例如流程映射,用于记录业务流程,但这些通常需要仔细的手动整理。随后基于专业算法的流程挖掘从各种BPM技术中脱颖而出,它提供了一套工具来自动完成上述工作。

最近,我们又看到价值流管理从精益六西格玛中开发出来,这是用于自动化流程改进的技术和工具。

流程挖掘和价值流管理技术都是从事件日志中捕获数据,以对特定流程构建更全面的视图。但是,与流程映射相比,价值流管理还能够从业务流程中员工使用的应用程序中捕获更多数据,并了解使用量如何以及是否与业务价值相关联。

Infosys公司数字供应链实践合作伙伴Sylvie Thompson说:“最大的不同之处在于,价值流映射专注于推动流程变革,而流程映射、挖掘和发现则非常适合提高现有流程的效率。”

价值流映射与流程映射用于RPA

analyzing the holistic big picture view of how value flows to a specific customer,” he said.

随着越来越多的企业部署机器人流程自动化(RPA)软件来自动化基于规则的重复性任务,人们开始争论应该何时以及如何使用这些相应方法来改进业务流程。很多企业使用流程挖掘期间获得的信息来查看指标,例如使用频率等,以选择在引入RPA时提供最大价值的步骤。

然而,Thompson表示:“这些举措很少考虑实施有形流程改进的机会。”

Targetprocess公司首席执行官兼联合创始人Andrey Mihailenko认同,价值流管理工具可以帮助企业实现更大的目标,而不只是使用自动化工具提高当前流程的效率。该公司主要为企业提供敏捷项目管理工具。

他指出:“价值流映射[与流程映射]不是关于特定流程,而是集中在分析价值如何流向特定客户的整体全局视图。”

Mihailenko表示,价值流映射的目标是提供更好的战略见解,以了解如何为客户提供价值,而不是详细说明特定业务流程的战略部署和改进。因此,他认为价值流管理适用于捕获和分析与构建数字产品相关的各种指标。

例如,价值流管理工具通常会插入软件开发和部署工具,以便更容易地关联创建新功能所需的总时间。这些工具还可以从客户支持工具中捕获信息,以跟踪这些功能为用户带来的问题类型。然后,这些数据可关联到新功能对业务的影响,例如改进使用情况。

流程映射基础知识

流程映射只是工作流的可视化,包括所涉及的材料、服务和信息。它会记录从开始到结束的各个步骤,而不会指出每个步骤的重要性。例如,步骤2与步骤3没有区别,无论该步骤所花的时间、努力程度或增加的价值如何。

流程映射可发生在各个级别的工作流程中。

Thompson称:“只有在较低级别的流程映射中,你才能根据流程确定改进领域。”例如,可以审查、修改和消除流程中的冗余工作。

Thompson说,现在已经涌现出各种自动化流程映射解决方案,它们使用大量的事务数据来创建流程图,其中包含流程流中每个步骤的关键统计信息。这些解决方案允许快速流程映射。

但是,解决方案的局限性在于,它们只能映射那些有设定数据事务的步骤,而并非流程流中的所有步骤都直接与设定系统事务相关联。这些工具也不会考虑构成业务流程的非系统工作。

例如,批准采购订单的流程可能仅需要几秒钟,从用户打开PO的时间到他点击批准的按钮。但是,在该事务前,可能已经发生过其他业务流程事件,使用户有信心进行批准。

Thompson称:“这是自动流程映射解决方案中缺少的那部分工作,这强调流程映射和挖掘工具‘为流程映射提供了很好的起点,[但它们]并没有完全取代有效流程映射所需的工作。”

价值流映射与流程映射用于流程改进

价值流映射(与流程映射)旨在为流程的每个步骤提供见解。它用于清楚地确定哪些步骤可以被消除、改进、合并等,同时确定哪些步骤需要投资以进一步增强它们为最终用户或消费者带来的价值。

Thompson说,就其本质而言,价值流映射(VSM)为每一步都赋予了价值,并认识到并非所有步骤都相同。此外,VSM查看前置时间,这是指任何流程启动和流程完成之间的时间,在改进周期时间时这是非常有用的指标。

在流程映射(流程挖掘和流程发现)中使用的自动化工具也可补充价值流映射,提供切实指标可改进价值​​流映射。

Thompson称:“流程发现的额外好处是,它可发现实际的流程模式,这可能与价值流图不同,让你可智能地调查偏差。”

测量什么

GitLab BV公司产品经理Victor Wu指出,用于确定价值流有效性的主要指标是端到端的周期时间。时间就是金钱。AI和其他分析技术应用于准确地测量端到端周期。他说,AI也可用于发现隐藏的模式以及检测异常情况,特别是项目草草结束的早期预警信号。

此外,衡量每个阶段所需的时间对于帮助优化流程非常重要,因为流程改进可以在各个阶段进行,而这些阶段通常由企业的各个团队控制。

例如,GitLab专注于测量端到端周期时间,作为其价值管理流程的一部分,因为它简化了产品迭代和客户反馈。

Wu表示:“当企业花费很长时间设计和部署所谓的优秀功能时,这里会存在很大风险,因为在此期间,客户没有体验到最新的商业创意,而且没有机会验证它们。”

如果你可更快地试验新功能,则可更快地发现业务假设是否准确。

变更管理

如果管理层没有致力于诊断和治疗阶段,价值流映射(无论是否有流程挖掘进行补充)可能将是徒劳无功的。

Targetprocess公司Mihailenko说,遗憾的是,在很多情况下,管理层为价值流映射工作提供了预算,但并没有监督所需变更的实施。在最初的工作发现一些需要改进的领域之后,整个过程就停止了,但是并没有发生任何改变。

这里的重大挑战在于打破业务部门之间的孤岛。在大型企业,通常具有长期存在的文化或时区障碍,例如,市场营销在美国,支持在印度,产品开发在欧洲。 Mihailenko说,每个团队都需要了解总体目标是优化整个价值流,而不仅仅是价值流中的一个活动。

真正的改变也需要一些手动工作,但没有多少企业能胜任这项任务。Infosys公司的Thompson说:“不幸的是,很少有企业花时间建立有效的价值流,而是直接跳入这些新的分析解决方案。”

然而,如果没有价值流管理,自动流程映射工具提供的信息价值将大打折扣。

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