在当前这样糟糕的经济环境下，CIO们必须对经济责任保持敏锐眼光。他们必须尽一切努力降低持续运营的时间和开支。为了做到少花钱多办事，许多CIO们从工具箱中拿出了业务流程改造和业务流程管理的武器。

　　要通过业务管理自动化改进业务流程是无需伤脑筋的事，尤其是当代价昂贵的工作流可重复性非常好时更是如此：有了它，CIO们可以实现大量直接和间接的成本节约。其中直接成本节约很容易展示，组织喜欢节省硬现钞。但是间接节约可能更重要，尤其是在盈利不是主要动机的垂直机构（例如，教育机构）。在任务驱动底线而不是盈利驱动的组织中，任何人员时间或者直接金钱的节约都可以被再投资，并向着组织的使命推进。

　　改进业务流程 从简单易行的项目开始

　　让我们从简单的流程改进开始吧：简单的表单是一个又一个工作流的根源。很多时候我都能听到人们说：“我真希望这个表单能在线处理，这样就更容易访问了。（事实上，我听到很多这样的说法。）用户的意思是把纸质表单转换成PDF格式，这样收件人可以填写并电子邮件回复。我赞赏尝试改善基本功能；然而，我的下一个问题是：为什么只停留在这一步呢？”还有那么多机会可以进一步改善流程：

• 思考业务管理自动化。为什么使用PDF格式？为什么把它当作一个单一的一次性的项目呢？相反，应该使用诸如SharePoint和InfoPath之类的工具构建一个平台。因为这些产品本就是为协同工作而设计的，你可以通过替换登录之后的表单进一步简化流程。你只是减少了一些令人沮丧东西，因为用户不必再提供重复啰嗦的信息。
• 只要可能，尽量集成。如果可能的话，要尽量集成自动化表单，这样数据就可以直接输入到数据库。首先，我承认集成是很难的，但是一旦你掌握了方法，提升的效率是不可估量的。刚开始肯定难以实现百分之百的集成，但是那是我们的目标。
• 关注工作流。表单通常会被转到不同人员进行各种审批或者转到各种流程。应该使用工作流功能把这项繁重的工作剔出流程之外。如果能做到的话，尽量让用户都能浏览到每个表单的状态信息就更好了，这样他们就不必追着人问就可以获得问题的答案了。

　　如果可能的话，最好建立一套解决方案，而不是只解决一个问题。至于流程管理，要建立通用基线以减轻你的工作负担。

　　改善业务流程之指导原则

　　在开始流程改善时，第一步是收集利益相关者的所有流程，并从开始到结束映射流程。即使在这个阶段，你也可以发现改进的机会。

　　下面是我最爱的流程映射重要性示例之一：我们把所有利益相关者集中在一个屋子里，一个人对另一个说，“我每月花一天半时间来准备信息并发送给你。”你猜另一个人的回答是什么？他说：“我甚至用不着那个报表！”眨眼之间，即是不编写代码，我们也给组织节约了时间。所以，要为所有可能暴露的“流程秘密”做好准备，并确保完全用文档记录下来。

　　现在是时候看看你的流程到底有什么意义了。不要只是纸上谈业务管理自动化流程——要重新给他定义：如果你没有现成的流程，你考虑设计一套怎么样？这是你需要计划付诸实施的工作。很明显，如果你抛弃了旧流程建立了新流程，要确保没有不正确的二阶结果，但是你应该能在流程映射过程中发现。从那里开始，要尽早测试，经常测试。尽量包括必须使用该流程人群的反馈，比如客户咨询组。如果没有做到这些，那么请重新建立你的新流程，然后再部署。

　　显然，通过业务管理自动化和重新构思改善业务流程是说起来容易做起来难，但是回报绝对是惊人的。更重要的是，你只需要简单地努力，就可以发现隐藏价值和机会，可以在底线之上带来巨大回报。