适宜自动化的业务流程最佳实践

日期: 2011-12-08 作者:Niel Nickolaisen翻译:木易 来源:TechTarget中国 英文

经济危机的延续促使我们通过改进流程来最大程度地削减成本,由此就为流程自动化提供了机会。那么,什么类型的流程最适合进行流程自动化(business process automation,BPA)改造呢?   经过多年的摸索实践,我总结了几个标准来判定流程是否适于BPA,主要包括以下几点:   可重复的业务流程   假设流程是固定不变的,比如诸如新电脑配置或员工报销,那么你就可以考虑进行流程自动化改造了。以我个人的经验来说,可重复流程的自动化不仅仅能够节省时间和资金,还有助于质量的提升。自动化的实现可以使流程的每次执行都是最佳、最安全和最省力的。

  异常较少的流程   如果为了满足过多的异常和例……

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经济危机的延续促使我们通过改进流程来最大程度地削减成本,由此就为流程自动化提供了机会。那么,什么类型的流程最适合进行流程自动化(business process automation,BPA)改造呢?

  经过多年的摸索实践,我总结了几个标准来判定流程是否适于BPA,主要包括以下几点:

  可重复的业务流程

  假设流程是固定不变的,比如诸如新电脑配置或员工报销,那么你就可以考虑进行流程自动化改造了。以我个人的经验来说,可重复流程的自动化不仅仅能够节省时间和资金,还有助于质量的提升。自动化的实现可以使流程的每次执行都是最佳、最安全和最省力的。

  异常较少的流程

  如果为了满足过多的异常和例外而导致流程的扭曲,那么自动化是无法推进的。越是标准的业务流程,越适合进行自动化。当然,这也意味着你有机会推动另一方面的工作,为所有可重复的流程简化异常处理。

  举例来说,我曾经被指定过一个降低每日销售未回款比例(days' sales outstanding,DSO)的任务。DSO对我们的信用和回款流程来说是一个很有说服力的指标,DSO越小,就说明我们在信用卡账户管理和用户缴费方面做得越好。

  在梳理信用和回款流程之后,我们发现其中充斥了各种异常。某些特定的客户得到了其他人所没有的条款,而且在会计部门开始收集拖欠的发票之前,相关的销售人员必须进行审批 – 这又是一个由异常驱动的业务规则。

  通过一个规则我们实现了这个流程的标准化:如果你是及时付账的优质客户,就会得到标准的增强型条款,反之得到的就是标准化的基础条款。基于这种改变,该流程的自动化变得令人难以置信的简单。对于即将过期的发票,我们设立了相应的触发机制,以便对客户进行状态标记。这项举措让我们的DSO降了下来,现金流得到了增强,而会计人员的工作也轻松了许多。

  最常用到的流程

  对于那些只是在特定情况下才用到的流程,我从来都无法说服自己来实现自动化。比如,会计部门曾要求我们实现一个流程的自动化,以便为雇佣的合同工创建1099税务表格。这个流程的人工完成只需每年花费8个小时,所以自动化毫无意义。相比之下,诸如需求规划或者数据备份之类无时无刻都要用到的流程,自动化的改造会立即带来商业价值。

  具有业务规则的流程

  如果我们能够对一个流程定义出简单和标准的规则集,那么自动化就是可实现的。比如我领导的一个旨在降低库存级别的项目。由于客户的购买行为缺乏严谨的规划,导致我们有些商品的存货过多。对此,我们的思路是开发基于销售节奏的采购规则。如果某个产品销路不理想,自动化的规则会决定下次的采购量。如果某种畅销产品的销量开始以一定的比率下滑,相应的规则会减慢采购节奏。这保证了我们能够跟上形势并更好地进行产品生命周期管理。但是,如果类似的规则无法定义出来,那么自动化就是无法实现的。

  对我们这些技术人员来说,生活在这个时代是幸运的,因为任何企业都离不开技术的支撑。与此同时,我们也肩负这样的责任,通过技术为企业带来真正的价值。

作者

Niel Nickolaisen
Niel Nickolaisen

人力资源咨询公司O.C. Tanner Co.的CTO。该公司坐落于盐湖城,负责设计和执行员工识别程序。他是改造IT和IT领导力方面的高产作家和演讲者。他获得了MIT工程硕士,以及犹他州立大学的物理学学士和MBA。

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