虽然近几年新的沟通交流技术发展迅速，但电子邮件依然是企业内部重要的沟通工具。从某种意义上，电子邮件的内容也是企业重要资产，而随着员工开始移动化、云端化办公，电子邮件的管理也面临诸多新的挑战。对很多中小企业来说，基于成本的考量，长期以来忽视对电子邮件的管理，尤其是邮件归档，本文将探讨为什么中小企业需要电子邮件归档以及如何更好的实现邮件归档。
　　

　　中小企业真的需要电子邮件归档吗？

　　
　　很多中小企业IT管理员面对电子邮件管理时要么无所适从、要么直接无视，总觉得这是大企业才会做的事情，这从根本上反映了IT不理解企业电子邮件的真正价值。
　　
　　电子邮件作为企业内部和外部的主要沟通工具，承载着企业内部高管员工核心机密信息与外部客户机密信息，这些机密信息将成为企业提升核心竞争力的重要信息资产，倘若发生泄漏，对于起步不久的中小企业来说，将可能是灾难性的后果。
　　
　　其次，大数据时代里，电子邮件也呈现出数据海量化和非结构化的趋势。利用邮件归档，可以对数据进行有效的迁移和管理，当数据停止改变或不被频繁使用时，通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上，从而大大节约了存储硬件采购成本。
　　
　　当需要时，可以即时获取所需数据并快速搜索。为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行，实现了高度集成化，中心化，并可实现实时监测等功能。
　　
　　因此，无论从中小企业的信息安全角度还是成本角度考虑，中小企业都需要采用邮件归档系统。
　　

　　邮件归档需要注意的几个问题

　　
　　目前主流的邮件归档方式有三种，分别是：通过SMTP(发送协议)方式、通过POP3(接收协议)方式、通过过在邮件服务器上安装AGENT或插件。
　　
　　从技术实施难度与业务需求来看，第一种邮件归档方式最适合中小企业，它通过SMTP(发送协议)方式进行。此时邮件服务器或邮件网关，将新邮件发送给归档服务器，由归档服务器进行整理、分析、查询。这种情况常常会在邮件网关上出现，比如客户在发送邮件时，由于原邮件服务器负载过重，所以可以通过邮件网关来认证发送邮件，减轻邮件服务器邮件流量。这样的话，归档的内容来源就会是邮件服务器和邮件网关。
　　
　　因此，中小企业只有选择一台合适的邮件服务器才能有效实现邮件归档。选购邮件服务器时，应重点关注以下几个硬件因素：CPU性能、内存大小、磁盘读写速度、SCSI或IDE的传输速率以及网络适配器的吞吐量等。
　　
　　这里不得不提一下戴尔的PowerEdge R520机架式服务器，该服务器搭载英特尔至强双核处理器E5-2630，具有大容量的16G内存，并支持12条内存，足以能够满足大多数中小企业（50-100人左右）对企业邮箱服务器的需求。另外，该服务器的内存还能最大扩展到192GB，从而保证了中小企业发展之后对IT尤其是服务器扩展的需求。
　　
　　此外，邮件归档具体实施过程中还需要注意以下几点：
　　
　　如何选择附件的保存方式？
　　
　　附件是和邮件正文分开保存还是保存在一起？根据相关法律法规的规定，邮件归档后不可修改。如果附件和正文分开保存，就有违法律法规。
　　
　　有些企业，无这方面的要求，只要求降低存储空间，那就要求附件和正文分开，同一份附件保留一次，这样可以大大降低邮件占用的空间。
　　
　　如何设置邮件归档策略？
　　
　　归档策略就如同检索条件，设置越详细，查找起来也就更快。你可以检索附件中的关键字，可以按附件类型分类，也可以可以区分加密附件，或者可以区分邮件大小，区分收件或发件人数等。
　　
　　内容的浏览权限
　　
　　邮件内容浏览权限不能设置所谓的超级管理员，要求多身份认证，当浏览邮件内容，需要三个指定账户（管理员、部门经理、安全员），输入认证后，才可浏览该部门的邮件。
　　
　　清理邮件回执内容
　　
　　有些企业用户，都会要求设置“已读回执”或“送达回执”，这些“回执”也是邮件，只不过是一种固定格式的邮件，企业邮件系统中会存在大量的“回执”，会影响到邮件检索速度，所以，需要定期清除这些“回执”邮件。
　　
　　确定邮件保存周期
　　

　　不是所有的邮件都是需要永久保存的。不同部门的邮件保存周期也不是不一样的，IT部门需要事先做好规划，同时遵循相关法律法规，确保邮件归档过程中的高效与节约。

　　
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