企业内部托管电子邮件系统可能会像恐龙一样要灭亡，因为中型企业为减少自己运维带来的种种麻烦和长期成本，越来越多地改用外部托管解决方案。虽然更换新系统可能会是一场艰难的销售战和挑战高层领导的范例，但是中型企业改用基于云的电子邮件解决方案后，会发现意想不到的移动性和数据安全优势，以及底线奖金。

　　微软用户拉马广告公司（Lamar Advertising Inc.）高级管理层却不想改用谷歌的企业电子邮件系统。数据安全是公司高级管理者们的首要关注，但更换新系统后，早已熟悉Exchange的用户还要重新学习熟悉新的系统，高管们不想为此而烦心。而且他们也不想放弃对数据存储地的控制权。

　　其实在那个总部位于路易斯安那州的Baton Rouge的拉马公司的Exchange系统环境，数据安全并不达标：员工查看邮件时，邮件便从Exchange服务器下载到他们的本地硬盘，邮件数据由此就被从服务器上删除，无法恢复，并在拉马公司分布在180个地点和2400台式机的本地硬盘上传播开来。

　　Griffin使管理层相信，谷歌的商业电子邮件系统会更加安全，因为谷歌这套系统是集中托管、归档备份的，而且具有可搜索和可恢复性。改用谷歌邮件系统之前，Griffin没有办法对邮件进行归档备份，并且当公司涉及法律纠纷时，想定位某一特定的电子邮件也是没有办法的。

　　“其实人们一直在用云邮件系统——比如雅虎和美国在线， 只不过它们不这么命名罢了。” 助理副总裁兼IT 服务总监Matthew Griffin说，“我的观点是，我们并不是电邮系统的专家。我们的业务是在广告牌方面，而不是在电邮系统方面。”

　　远程和移动办公的工作人员不仅能访问他们的Gmail，而且能够用Google Calendar来安排会议。此前，他们只能够远程读取新邮件，而且不能读取已归档备份的邮件。

　　“员工一离开办公室，工作就意味着停止了，” Griffin说：“我们不是那种给员工配备笔记本电脑的大企业，我们不容许员工把他们办公用的台式机带回家 ——倒不是因为他们往家抗一个台式机像塔似的。”

　　Google与Exchange成本对比

　　由于Exchange电子邮件数据存储在本地硬盘，Griffin根本无法知道拉马公司如果要将电子邮件数据全部集中在一个新的Exchange服务器上，到底需要多少存储空间。Griffin预计，高可用性方案情况下，建设10 GB 左右的Exchange环境，将花掉拉马公司两百万美元——包括购买软件license、硬件和五年的维护费。相比之下，谷歌的商业电子邮件系统，25 GB的邮件空间，成本仅为83美元每用户。五年内，成本不会超过100万美元。

　　拉马公司这次从Exchange到Google的系统迁移，从3月份开始，7月中旬结束，比计划提前了两个星期完成。期间得到了谷歌的合作伙伴Cloud Sherpas公司的帮助，这家总部位于亚特兰大的公司负责首次迁移，以及分期分批完成10个地区的用户培训。

　　截至10月，拉马公司在谷歌的云系统中托管5 TB的电子邮件数据，并有60 TB可用空间。“在企业内部建立5 TB的邮件服务器是很恐怖，很昂贵的，”Griffin说， “按我们现在的成长速度，我们恐怕得需要10 TB的系统环境。”

　　从内部自主运维解决方案转到邮件托管的成本计算，在某种程度上，就像猜谜游戏一样。总部位于康涅狄格州斯坦福的Gartner公司研究副总裁Tom Austin说，“不是很多中型公司能真的知道他们在电子邮件系统上到底花了多少钱。”所以在Exchange和Google之间做成本比较，应该是一个困难的过程。

　　Google Gmail和Google APPs（谷歌企业应用套件）的包月或包年的固定费用价格机制对中小型企业很有吸引力。而微软Exchange功能更多更丰富，也相应地更贵些，Austin这样认为。然而，微软也正在进军低成本竞争市场，推出例如Office 365等服务。而包括Gmail在内的Google Apps，与Google Docs 和在线日程表，类似于Office 365。

　　Griffin说，拉马公司还没有正式转用Google Apps (企业应用套件)，但草根力量早已使其员工在Google Docs存储了20,000份文件。

　　云电子邮件的优点

　　规模较小的企事业单位正在考虑转用谷歌的商业电子邮件，因为他们不想为繁琐的系统升级所累。一方面，规模较大的企事业单位不希望破坏现有的IT系统环境现状，喜欢较长的系统新特性发布周期。Austin说，他们还希望避免破坏现有的邮件系统与后端ERP系统的集成。

　　规模较小的企业，比如拉马公司，却较愿意接受频繁的软件发布周期。 “我很喜欢这种感觉：星期一早上到这里上班时，一登录Gmail就能发现Gmail的一个新功能。” Griffin说。“除了向用户发一封介绍新功能的电子邮件以外，我不用做任何技术支持，并因此而受用户赞扬。”

　　Griffin鼓励大家避免在迁移过程中制造Exchange /Google 混合的系统环境。他说，“如果你有足够的资源，撕掉旧膏药，用一个周末完成迁移。下一周可能很痛苦，但在一个更长时期内生活在混合的电子邮件系统环境中更痛苦。”