企业一直都在内部服务中挣扎，想要用最低的预算提供世界级的服务。在IT员工用这些困难的方案中努力工作的时候，结果往往不能满足要求。不幸的是，新的技术和外面的主题供应商都在内努力简化来用很少的预算提供高质量的服务；主要的区别可能就是服务不再是在企业内部管理的。这就是IT外包的一方面。

　　外包的本质意思是用租用的工具在你自己的架构上工作，今天的意思还是用同样的租用的工作公布，不过是在他们的架构上，在你的公司之外。这样从很多方面极大地简化了项目，因为你不再为创建架构负责了。

　　邮件主机是个很好的例子。当你设置邮件架构的时候，特别是复杂的邮件系统，例如Microsoft Exchange的时候，你需要规划冗余架构，最少运行两台服务器， 每台都可以替代另一台，这样你的邮件系统就可以一直运行，而你的客户就能达到最大可能的生产效率。

　　当你外包Exchange邮件项目的时候，你可以快速发现其中的冗余和所有的复杂性已经不再是你的关注点了。它变成了邮件主机供应商的关注点。你需要的是满足邮件系统的要求，包括冗余、备份、系统保护、安全和其他任何你想到可能需要的，而你的服务提供商负责提供。而相应的，你要负责付款，通常是在使用人数的基础上按月付费——这把所有的工作都放在你的肩上简单多了。

　　Microsoft Exchange对这种目标非常理想，因为它向服务提供商提供了一种功能，可以把不同的客户环境区分开，即使他们都在同一台机器上。Microsoft Outlook可以通过安全的Web连接和AutoDiscover功能连到外部的Exchange服务器上，这样可以自动配置终端用户的客户系统。你需要所得是把Exchange AutoDiscover包含在你的域名服务器上，并使其执行你的服务提供商的邮件系统。由于连接是通过Web的，你的终端用户可以在任何地方访问邮件。你的服务提供商甚至可以提供一种功能，把每个终端用户的电脑或者你自己之前的内部邮件系统上的所有邮件数据传输到他们的机器上，帮助你保留所有的数据。

　　邮件主机是任何规模的企业都可以减少内部IT成本的简单而有价值的方法。但是，邮件通常是企业的生命线，不应该轻视它。选择邮件主机供应商的时候可以采取以下几步：

1. 确保你完全了解邮件要求。清查目前的状况，并确定在迁移之前还有没有可以归档的数据了。
2. 列出想要在你的邮件系统中想要包括的服务。例如，如果你有些用户的邮箱可以互动，要确保在你的邮件外包要求中列出来。还要包括数据保护，持续的服务交付、安全和其他因素。
3. 根据提供的功能和成本，认真选择邮件主机供应商。邮件外包成本可以从一个用户几毛钱到很贵。在签合同前检查你的供应商的服务记录。
4. 确保你的供应商使用的是最新的邮件软件版本。如果邮件服务是Exchange，那么它应该运行Exchange Server 2010，而且更新到最新。Exchange 是一种不断进步的产品，你的供应商应该拥有最新的更新。
5. 验证你从供应商那里获得的服务的水平。例如，如果它进行了一次迁移或者从Exchange的一个版本升级到了另一个，你的服务会中断吗？如果是，中断会有多久？可不可以和你自己的业务循环连在一起降低对企业的影响。

　　如果你选择了合适的供应商了，外包邮件是很好的办法。而且只要你能接受你所附的钱期望和要求的服务水平，你不需要考虑供应商的位置，因为服务是在Web上的，除非你对具体的地理位置有要求。如果你在内部IT上困难重重，那么外包是减少麻烦的很好的方法，当然邮件是最合适外包的。