由于传统的IT项目管理工具的成本和复杂度，中型企业的CIO们往往不得不摒弃这些工具，而现在这些CIO可以在众多更加适合小规模环境的方案中各取所需。

　　这些轻量级的应用主要针对10到100用户的规模，能够便捷地实施并通过SaaS模式交付。这类产品包括37signals LLC的Basecamp软件和Smartsheet.com Inc的Excel-like方案。LiquidPlanner Inc.（由前Expedia.com高管们建立）在2008年发布了运用诸如维基和Twitter等社交网络工具的方案。中型企业过去由于复杂性的原因而对微软Project持排斥态度，而微软在今年早期重新设计了这个产品，以使其更加适合于那些没有接受过正规项目管理训练的用户。

　　产品种类的丰富和易用性并不是中型企业CIO们选择这些新型在线工具的唯一理由，这些工具能够取代传统的项目和组合管理方案的原因还在于：在当前经济形势下，它们可能是最明智的战略投资。

　　在其最近对2011年项目和组合管理的报告中，Gartner认为传统的项目管理（包括传统的PPM软件和项目管理办公室架构）将无法适应快速变化着并充满不确定性的商业环境。该报告的第一作者Audrey L. Apfel表示：“我们预测，用传统的项目管理方式来解决所有问题的时代已经结束了。”

　　Gartner的报告认为传统的项目管理是建立在“针对特定工作并假定其余因素是不变”的基础上的，其运作方式是线性的，前提是“预定一个可能的结束时间点进行项目规划”。但是，事实上工作中充满了变化，包括需求、范围、进度以及预算等各个方面。Apfel认为：“在变化成为一种常态的环境里，这种线性、呆板的方法已经无法再作为所有项目的默认选择，其将对工作起到反作用。对变化的回避不是正确的方法。”

　　这份报告预计到2014年为止：

• 企业在传统IT项目管理上投入的时间和资金将比2010年减少30%。
• 超过30%的企业将依赖软件工具来支持项目组合管理流程。
• 只有20%以下的项目管理办公室会继续负责企业级的商业战略。
• 从现实出发的项目管理方法

　　Jim Burger是Applied Extrusion Technologies Inc.（AET，一家聚丙烯薄膜制造商，其产品涵盖薯片、切达干酪以及DVD的包装）的信息系统总监，他当前主要工作就是寻找能够适应变化并管理不确定性的PPM工具。这家位于特拉华州New Castle的制造商新上线了一个SAP应用，由此需要一个项目管理工具来管理进度并为大型项目进行细粒度的规划。同样重要的是，还需要一款能够以足够弹性来包容各种工作方式的工具。

　　Burger曾经尝试了微软的Project Server，但是对于其SAP团队的涵盖范围（50名成员、业界的专家以及所涉及的数据）来说，这种方式很难对信息及时更新。“这需要一个高端人才来管理环境 – 而且我们仍然无法进行项目管理，”Burger说：“另外，这个微软的工具需要谨慎地使用。我们每做出10个变化，就会导致一个可能摧毁项目的麻烦。这种困扰使得我们不得不退避三舍。”

　　一年以前Burger考察了SaaS方案，从10个PPM工具提供商中筛选出三个，并最终确定LiquidPlanner公司的产品。这款软件基于任务列表构建，这种方法对曾经用过每日工作计划表的人来说都是非常熟悉的，所以无须对用户进行任何传统的项目管理培训。单个团队成员构建自己的任务列表并通过维基和类似Twitter的工具与其他人进行交流，而且不用过多考虑项目的整体事宜。

　　对Burger来说，还有一点很重要，即这种方法是以实际工作为进度掌控基准的：跟踪每个成员完成任务的实际时间，然后计算出单个任务和整体项目目标在特定日期完成的概率（而不是简单地确定一个完成日期）。Burger认为这将有助于减轻项目预估的压力。由于脱离了传统的项目管理的命令与管制方式，Burger可以不用再对每个项目都进行重复性的工作。LiquidPlanner公司的产品从现实出发，提供对项目进展的透明性和可见性，使得经理们可以为每天的工作排定优先级。该软件收集信息并存储到数据库中，为项目分析提供基本依据，而AET团队的成员也可以更好地进行项目预估和规划。

　　Burger认为时间最终会证明这种方法是否为SAP实施节省了时间和资金成本。当前，这种方案成功与否的首要标准就是用户接受度。Burger在全力推广之前，首先是同项目团队领导一起研究该软件，并获取各个级别人员对其特性的反馈。他强烈建议其他CIO也采用这种循序渐进的方法来推动此类PPM软件的实际使用。