在车库创业的时代已经过去了。最近的经济衰退为创业精神的壮大铺平了道路，这种创业精神会把企业如何运营引入新的时代。这是为什么呢？现在，技术对于每一个小的创业个体成员都是可用的，这些个体需要在全国各地（或者甚至在世界各地）不同的地点运营。独立小作坊的时代过去了，取而代之的是手机，宽带入户访问和移动Wi-Fi。

　　分布式环境出现以后，你的电子文档就是你的生命之血。此外，时间就是金钱：小企业根本不可能承受文档的再次创建和查找。因此，我们不得不及早处理的一个主要问题就是找到一种免费的（或者非常廉价的）基于Web的文件共享和存储解决方案。

　　作为一家处于成长阶段的在线营销公司的运营副总裁，确保我们持续地跟上并实施新技术来提高业务效率是我的职责。然而，我很快就发现，由于创业阶段员工紧凑的这种特性，找到一种用户可以用起来很舒服的文件共享解决方案比想象的要困难的多。

　　首先，你招聘到的人才可能不理解特定解决方案的细节，不应该必须为了采用它。要确保你决定的一切容易使用，非常容易理解。基于Web的文件共享系统只有在你的组织采用它时才起作用，任何会扰乱工作流或者需要在你的交流方式方面有巨大改变的方案都不会被顺利地采纳。

　　然而，虽然简单的解决方案促进了易用性，但还要记住你的大部分员工会习惯于更昂贵的解决方案。可能你带来的优秀工作人员在已成立的公司中有过重要工作经验，并且属于某一专业和技术级别。因此，你会发现最终选择流程是在简单和熟悉之间的一种平衡活动。

　　　我们的解决方案选择过程

　　我们去年就开始搜索基于Web的文件共享和数据存储系统了。虽然从那时到现在一些技术已经改变了，但是整个审批流程应用的是相同的规则。我们把列表缩小到三个：

　　Google Docs是一款免费的解决方案，支持用户通过Web接口访问他们的文件。用户只需要一个Google账号用来访问，共享和编辑许多种文档类型，额外的好处是可以随时随地访问文件。它的缺点是用户必须登录。许多终端用户在个人层面上使用它很熟悉，而从企业角度看我们发现许多用户不得不改变他们每天操作的方式。

　　Backpack是37signals有限责任公司的产品，它是一款非常强大的工具，有许多功能特性。它不仅可以用于文档存储，而且是你企业的信息共享工具。用户在类似wiki的界面上操作，支持把滚动文件，日历，警告和提醒集成到一个应用中。文档和其他内容更新被发送并在该系统内部组织，访问要求先登录。

　　对我们来说，使用Backpack的一个大问题是该应用变得多么势不可挡，因为它包含了这么多东西。如果你的员工没有准备好在他们与你组织内其他成员交流方式方面转变模式，那么Backpack并不适合你。

　　Dropbox是一款桌面解决方案（我们最终选择了它），该软件对于我们来说几乎无可挑剔。文件被从用户的硬盘上同步到Dropbox服务器上，然后立即发布到有访问权限用户的硬盘上。在文件创建，更新或者删除时会给出桌面通知，所有在“My Dropbox”文件夹中的文件都在你本地计算机上。

　　Web应用是可选的（尽管在外出时该应用很有用），而且无需登录就可以做修改。用户的工作就是在他们自己的目录下保存，编辑，移动或者删除文件。最近，Dropbox增加了新功能，支持你从各种移动设备上查看文件。

　　这种系统的一个缺陷是文件不会被锁定，因此可以被多个用户编辑，这会引起文件版本冲突。但是，到目前为止，对我的组织来说这还不是一个大问题。

　　在你的公司，随着技术转向个人，可能这些类型的新产品和操作方式会令你兴奋。了解你的终端用户并理解他们的动机是找到并采纳有价值的解决方案的关键（尤其是在预算紧张，时间紧迫的情况下），这会对你的小企业兴旺发展有帮助。