在IT，降低成本似乎总是管理者的头等大事。许多企业都在积极减少他们在IT技术上的投资，当然，也有不少企业致力于通过改善IT使用方式以压缩其业务功能的成本。事实上，几乎每家企业都在想方设法使IT投资创造的价值实现最大化。不过，企业想得虽好，但降低成本这项当务之急说容易，做好却难。

　　塔塔咨询服务公司(Tata Consultancy ServicesITIT)的一份调查表明，有62%的企业，其IT项目没能按进度表实行；49%的企业预算超支；47%的企业维修费用超过预期；41%的企业所实施的IT项目没有获得预期的商业价值和投资回报率。面对如上统计数据，企业管理者还如何能轻易指望在降低IT成本的同时，在IT投入与商业价值创造之间取得平衡？

　　许多时候，企业和IT部门之间矛盾的来源之一就是成本投入和价值创造之间的平衡问题。随着IT在企业中的角色日益重要—新兴技术让本已棘手的局面更为复杂—企业主管必须对IT的开销做出让步，并制定相关计划以实现IT价值创造的最大化。管理者如要清楚认识IT对业务起到的作用，需明了以下问题：

　　·企业目标能否体现在我们的IT项目中？

　　·IT项目的发起人是否对项目的成功实施负有责任？

　　·有无可能在运营不受影响的前提下降低IT成本？

　　·我们对信息技术投资的预期价值创造有无充分认识？

　　·我们能采取哪些方法预测、控制IT开支？

　　IT成本优化

　　启用通常称为“IT成本优化”的程序可以找到以上问题的全部答案。此项程序形式多样，而最重要也最持久的效用在于它会制定一份有关企业IT功能，并以数据统计为主的战略评估，这份评估旨在揭示IT开销的根源。评估报告清楚展示了历史上和当前的IT投入情况，并确定切实可行的优化方式。

　　IT成本优化程序首先确认问题所在，然后为调整IT的成本动因提供建议，它至少能实现以下成效中的一项：

　　·降低成本：降低非自由裁量项目的成本，而将资金转拨到把握自主权或者关系到企业业务增长的领域

　　·资金转投：增加投资种类以提高在不断变化的经济环境中的灵活性

　　·再投资：将IT投资和具体的业务增长战略、成果可预测的计划结合起来

　　确定合适的目标组合能够优化IT成本，重新平衡IT的投资组合。

　　IT成本优化有以下三个重要步骤：

　　步骤一：确认与对话。许多企业对自己的IT成本缺乏全方位的了解，也不清楚成本的根本构成、如何在各项资金之间作比较分析。步骤一确立IT成本优化的目标，并为全部的IT投入进行确认和分类。首先采取由微观到宏观的路径，即企业秉持业内最先进的方法和基准，编制IT开销和成本动因的项目。其次是通过对IT部门和企业领导层的访谈，从对IT投资方面和财政管理方面获得由宏观到微观的感受。

　　掌握了IT的全部投资情况及成本动因之后，企业就能找到能进行持久改善的切实入手点，确立一系列针对具体开支的成本优化措施。

　　步骤二：规划与执行。步骤一的评估结果经过与企业及IT部门管理层商讨后，提升空间之所在就能得到确认，成本优化措施也能获得理解。于是，企业可以启动步骤二——致力于优化IT开支。

　　步骤二的内容是优化项目得到正式批准，资助，规划并且实施。以往实施优化项目的企业经验告诉我们，施行最为成功的，是把优化项目纳入企业整体改良计划中予以管理和资助的那些企业。

　　步骤三：维持效益。在步骤三中，项目的进度报告以及即时信息将上达管理层，以确保成本优化项目能够紧扣目标迈进。绩效监测的实行、对改良进度的关注增加了项目实现预期成果的可能性。

　　IT成本优化程序的三个步骤不仅让企业迅速获得收益——这又为行进中的项目提供了资金—还使得IT创造的价值持续增进，发挥更加深远的影响。

　　如何实现优化

　　某家跨国企业意识到信息技术占其运营开支的比重很大。当它走上成本优化之路时，却发现IT的开支和相关规定在由各业务线和各区域构成的网络中势如孤岛。它还发现尽管其IT总部提供了技术服务，各地区的IT系统却没有记录有关IT总部开支的信息。

　　此外，企业的IT管理程序对部门中的诸多举措缺乏系统性把握，这不利于它发现各项措施的共同需求与潜在的协同作用。

　　该企业IT优化措施的目标是围绕成本、价值创造和开销三方面对IT效益进行评估和改善。在全力完成步骤一的初步调查后，项目组提出五个有待进一步探讨的问题：

　　1、我们是否把公司拨来的资金都用在了刀刃上？

　　2、我们提供的服务是否应该覆盖“任何人，任何时，任何事”？

　　3、我们应怎样安排各地区的IT，使其为我们的各业务线和各地分支机构更好地服务？

　　4、我们应该怎样处理与IT总部的关系，并优化投资？

　　5、如何管理由IT总部下拨的应用软件和项目成本，最稳妥的办法是什么？

　　以上五个问题的核心是项目的具体实施，五个问题共同向预期成果看齐。

　　项目组的下一步是分别收集总部和地区的IT数据。他们启用专门的自动工具将来自各部门的不同数据编制进标准模型中。这项模型收集了有关IT运行和开支的所有数据，以供与行业基准进行比较。

　　这项分析使用了成本效益、劳动生产率、加工效率、周期方面的相关指标，内容全面。通过分析，企业对隐藏在其IT服务供求关系背后的成本动因就获得了共识。其后，项目组归纳出最为关键的动因，并确定削减IT成本、提升其商业价值创造的具体可行性。

　　一个意义重大的发现在于：IT帮助台每月处理故障单的时间达3,500小时。深入调查发现，由于故障原因一直没有查明，相同性质的故障日复一日地反映给企业。一项分析发现，海量的报修电话其实围绕着10个用户问题。获悉了这些信息，问题经过探讨，故障单便得以减少，这提升了顾客满意度，也降低了帮助台的运作成本。