我使用过很多IT扣款系统，有项目核算，有菜单定价，预付费系统也捣腾过。作为过来人，我感触最深的一点是：稍不留心，IT扣款系统便能产生意想不到的负面后果，严重影响IT与业务部门的关系。

　　看过下面的两个案例，大伙儿就知道为啥我对IT扣款系统不感冒了。

　　我从未发现有必须要使用IT扣款系统的地方，哪怕这套系统见效显著－为了实现精确计费，当然先要小心定义IT所产生效能的费用（实际上有些根本不可估量），然后是将这些计费活动与使用IT的消费者联系起来，让他们知道，享受了多少服务，就需要付多少钱。从技术角度说，这些都可以实现，我只是怀疑这样做是否值得。

　　“讨债的当孙子”，扣款行为会严重影响IT与客户的关系。我们的内部客户很难理解一项应用程序背后有多少支撑系统。譬如说，为了提供电子邮件服务，除了必须的邮件应用程序之外，网络、服务器、操作系统、数据库、存储备份系统等，都是需要的。接收、发送一封邮件，背后的复杂过程，没有太多人知道，知道了也过眼即忘。所以，除了告诉他们复杂的工作原理，还告诉他们实现这些的开销，我想他们肯定会晕掉。然后他们自然会考虑有没有性价比更高的服务。回到我自己的经验，每当我苦心孤诣地告诉客户“精确”的IT费用是多少时，他们立马开始考虑不用我绞尽脑汁实现的高性能IT服务平台，而去选择任何低价解决方案。

　　正因如此，我没有时刻急着为公司创造新“价值”，而是花了不少时间来阻止IT产生的负面效应。每个部门自行联系供应商，报价/采购，大部分产品还和公司既有标准不符。不但如此，他们还要求我们无条件地支持他们购买的任何东西。

　　当然，知道谁使用了什么服务，这些服务值多少钱，也是有好处的。首先，责权分明总是好的。然后，为了不让辛苦白费，我总会尽量精简扣款流程以尽量不破坏客户关系。如果我不得不推行某些扣款方法，我会首先考虑将用户分成如下两类来区分对待：

• 标准用户：所有直接或简洁使用网络、电邮、服务台、数据中心、数据库和安全服务的用户。
• 业务用户：所有使用ERP、CRM和BI系统的用户。所有业务用户默认也是标准用户。

　　然后我来估算（就是估算，不是其他）支持标准及业务用户的成本总和，这是不难的：对业务用户，成本总和就是我们所有ERP、CRP及BI系统每年的维护费用，与其二、三线支持的费用总和。对标准用户，成本总和就是我们的网络、电邮系统维护与服务台支持的费用总和。

　　要知道单个用户的分摊成本，只需要将上述两项费用相加，然后除以标准、业务用户的人数之和即可。然后，若要得出每个部门使用IT服务的成本，将分摊成本乘以该部门人数。我把这一思路告诉公司的成本会计，并让他们帮我搞定实际工作的细节。这样一来，大家便都明白我是如何分摊成本了。

　　每年我会重做一次分摊计算。有了这样的计算模式，如果某部门虽然增/减职员但不因此增/减IT成本预算，我会提醒他们这一年之内我不会因此增/减其所需的IT服务，所以我既不担心IT部门受到业务部门的过份牵制，也不担心IT部门无端增加成本。当然，我不会凡事一概推诿，我还是会尽量通过减少软件许可证及商讨更低网络贷款租赁费来让利给业务部门。

　　这种方法的缺点是不够精确，好处是我们不再需要服务台跟踪IT服务的启动或停止来计算费用。考虑到我不怎么喜欢IT扣款技术，上面的方法还算能被大伙儿接受的了。