我们当前正处在一个信息和知识经济高速发展的时代，由于OA自身的局限性，如果没有新的概念引入，0A必将走入瓶颈，甚至销亡。提到办公自动化，很自然的会把它与“档案管理”、“公文流转”等联系在一起，这也是脱胎于政府收发文的0A，给人们留下的根深蒂固的印象。历经二十多年的发展，由于传统OA自身的局限性，企业只能依靠它来进行一些基本的行政事务处理，很难从中获得更多价值，这就是办公自动化系统所处的现实和困境，也是企业用户对传统0A不满意的所在。协同化0A，是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件， OA采用良好的办公手段，使员工做到“高效地做事、把事做好”，达到繁杂工作轻松处理的目的；实现资源整合，降低运营成本，建立节约型企业的目标，协助领导监控管理，促进了企业管理的规范化、信息化、和谐化。

　　1 OA的发展历程及特点

　　第一代0A起源于政府公文和档案管理的需求，实现企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。以公文处理、档案管理为核心，办公就是办文。形成了OA的基本体系。在C／S架构下，所以无法很好的支持远程和移动办公。第二代0A是从90年代中期开始。随互联网的兴起与发展而产生的。以Internet为基础，实现了B／S架构，很好的支持了移动办公的需求，企业资源不再受到通讯技术的限制。虽然也加入了如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等功能，但本质上依然以公文和档案管理为核心。第三代0A从90年代末开始，随市场环境的变化和协同管理(Collaboration)的兴起，开始强调跨地域、跨部门之间的协作，也加入了新的协作工具，如即时通讯、项目管理、网络会议等。但它仍然没有完全突破传统0A的局限，实现的协作也仅是局部的、浅层次的，更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。纵观0A的发展历程，这里办公自动化只是用计算机的操作代替了部分手工处理的信息和办公流程，而其本身却没有增加多少先进的管理理念和方法。另外，传统OA也一直很难摆脱最初的定义模式，除了将企业的一些文档、信息进行了电子化，并在工作流管理上有所增强外，并未给企业带来更多的价值。同时，尽管第三代0A开始加入协作理念，但从根本上，它只是利用了一些简单的协作工具，从企业管理的整体角度来看，它离真正的“协同”还有相当的距离。

　　2 0A系统的发展现状

　　传统的OA产品主要有两类：第一类，沿袭传统0A，简单而低价，开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。价格和开发成本较低，但功能主要以传统的收发文管理，档案管理为主，比较简单且相对独立，信息以孤立和静态的形式存在。这类0A只是办公自动化的初级阶段。第二类，实现了部分的协作，有一定灵活性，是比较先进的OA，它开始纳入一定的协同管理思想，功能上也进行了相当的改进，加强了工作流程的功能，并利用各种协作工具实现人与人、部门与部门之间的协作，OA的架构较灵活，然而各功能仍相对独立，尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接。

　　面对办公自动化的现状，我们需要的是重新审视企业的管理和信息化需求，从而挖掘OA新的应用价值。传统OA之所以受到用户和厂商双方面的冷落。一方面，传统OA简单的功能在企业的业务流程日益复杂，海量信息呈线性增长的今天，愈发显得力不从心，更多时候，它只是提供一种信息发布、查看和类似BBS的功能，而企业除了日常办公之外还有人事、客户、财务、销售等管理需求，于是企业不得不建立各种信息化系统，而这些系统很少能够被协调起来，企业常常面临着要在不同应用平台、数据库之间切换的烦恼，传统0A却无法担当“集成”的角色，为企业提供整合这些信息和应用的前台。另一方面，在市场化和全球一体的经济环境下，企业间日益强调协作，跨部门、跨组织、跨企业、跨地域的工作每天都在进行，而传统OA落后的架构及功能设计显然无法满足企业高度灵活性和协作性的要求。

　　3 协同化OA产生的必然性

　　现实情况中的企业办公的涵义是很广泛的。从人员职能的角度看，企业管理者希望随时了解整个企业的运作情况，与各部门保持经常性的沟通和交流，从人力资源、财务等方面监控企业的整体情况并决策，他只关注监控和决策；部门领导希望方便的分配工作任务，查看下属的工作进展，并做出相应指导，评价其业绩，并与上下级和其他部门建立紧密的联系，他只关注管理和协调；普通员工希望可以查看自己的工作计划和进度，方便的利用各种管理工具完成自己的工作任务，他只关注高效和协作。从应用范围的角度看，日常工作事实上涵盖了对知识、文档、人员、资产、财务、项目等方面的管理，且每个环节都关联紧密，相互作用。因此在现实情况中办公的涵义远远超出了我们既定的范围，传统0A只是从一个狭义和片面的角度去实现了办公自动化。因此OA应该从更广阔的角度来考虑办公的涵义，并与企业的需求紧密结合。

　　企业当前的信息化现状，过去的很多应用系统都是相互割裂的，它们往往关注单个或局部资源的管理，相互间很少能紧密协调，信息、应用和资源三大孤岛不可避免的存在。企业中存在着沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源间难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂，业务问关联与交叉频繁；人与人，部门与部门，企业与企业的沟通和协作愈发重要，企业更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。传统OA由于其应用的局限性难以满足企业协同管理的需求。因此协同的理念和应用应该更多的被纳入OA中，使其可以对企业各种分散或被分隔的资源进行整合，从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。因此，我们应该延展和深化OA的应用，并将协同的理念纳入OA中，因此便催生了新一代的办公自动化系统一一协同OA。

　　4 协同化OA存在的价值与优势

　　协同已经被提升为一种信息化的思想，一种企业管理的理念而被业界齐声呐喊一一这似乎预示着信息化之路的一个新方向。协同产生的根源，从管理理念上来说，就是为共同的目标而协调各种相关资源，使其优化并进而发挥最大的价值。长久以来，这些资源，包括各种信息、数据、流程、人员、物资等缺乏有效的组织和管理，或是被分散在各种应用系统中。尤其是进入二十一世纪，随着经济环境的变化，企业更多的面临着信息高速膨胀、竞争异常激烈的挑战，因而也就越来越注重信息的高度共享，业务流程的平滑链接，以及在此基础上进行的跨组织、跨地域的灵活协作。而可以对各种信息、流程、•资源进行高效的整合的“协同应用”因其适合企业“整合资源、协同工作”的需求，自然成了被关注的“焦点”。

　　与此同时，创新的协同理念出也加快了其发展的脚步，贯穿信息化的各个领域。它提供了整合各种信息孤岛和应用孤岛的解决方案，从而可以让企业把精力集中到自身的核心业务上，有效提升企业的竞争力。

　　企业的分析和决策来源于准确、全面和及时的信息，而“孤岛式”的信息一方面很难全面反应真实的情况，另一方面也容易造成数据混乱、更新不及时、难以统一管理和获取等I司题。从传统0A中获得的仅仅是一些静态的，表面的信息，而在协同0A中，由于信息之间已经建立了各种关联，通过这样的关联，为企业真实的还原了信息本来的“网状结构”，从而为管理扫除了信息获取不全面和不及时的障碍。

　　企业管理涉及到的环节众多。传统0A由于其局限性，所涵盖的管理深度及广度都是十分有限的，很难对一些比较复杂的业务过程进行管理，而在协同OA中，对管理范畴进行了深化和延伸，因而可以让企业方便的对更多的环节进行整合和统筹管理。要实现良好的协作，首先需要突破物理边界和组织边界，让处于不同的地理位置，不同组织的人员可以进行无障碍的沟通；其次，需要对整个的协作进行管理，让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作，对协作过程进行监控、调整，对协作产生的信息进行完整的保留，并以知识的方式进行再利用；第三，由于协作发生在企业的各个运营环节中，因此还需要一定的应用广度来支持对其的管理。在传统OA中，协作往往是浅层次的，邮件、BBS、即时聊天工具、工作流程等虽然可以实现一部分的协作，然而它们的涵盖面十分有限，沟通的内容零散，之后也很难对其结果进行进一步的整理。而在协同0A中，由于各种资源之间的屏障被打破，因而这样的协作可以贯穿于各个环节并容易得到集中的管理。如协作的内容可以是企业积累的各种知识文档，项目进展中的某个任务，或是企业的一个合同会签流程，一种需要分配的物资；协作的对象可以是一人对一人，或多人对多人，可以发生在企业同一部门员工之间，也可以发生在跨部门员工之间，还可以是不同企业，企业与客户或合作伙伴之间的协作；协作的方式可以是知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等。同时，协作的过程和结果可以得到很好的记录，并最终形成知识体系的一部分。

　　总结来说，协同0A基于三大基本思想体系，在“关联”、“深化”和“协作”方面体现了其完全不同于传统0A的应用，把OA与企业管理的需求真正的相结合，从而给“办公自动化”带来了更高层面的价值。

　　5 协同化OA的发展方向

　　协同化不仅是企业管理理念发展的趋势，也是信息技术发展的趋势。协同0A一方面将加强自身“内含”的协同性，更多的突破资源之间的壁垒，提供一个畅通无阻的工作环境}另一方面，由于协同OA的定位并不在于取代其他专业管理软件，而在于提供融合孤立资源的平台，因此它也将加强其“外延”的协同性，以各种技术手段实现与其他专业软件更多的互动和对接。协同0A不仅要能充当企业办公的助手，更要能进一步充当“参谋”的角色。这就意味着协同OA不仅仅是信息的载体，更是信息的分析工具，能够实现对数据的加工和转换，提供从基本查询、报表和智能分析的一系列工具，并以各种形象的方式展现，从而为企业考察运营情况、分析当前问题所在，制定未来发展计划等方面提供更多的决策支持。

　　协同OA还应是企业知识管理的工具。尤其是在知识经济下，知识已经成为企业能够获得发展的核动力，而不再是办公事务本身带来的短期利益。协同0A将利用自身的优势，更多的关注知识的收集、积累与继承，并提供相应的知识管理工具，以帮助提升企业及员工的内在能力，以实现其可持续性的发展。

　　6 协同化OA的发展前景

　　协同OA尚是一个新生市场，但前景十分看好。据权威机构统计，早在2001年美国协同软件市场份额已经达到3％～5％，与ERP、CRM等管理软件的缓慢增长相反，协同软件的年增长率高达l 5％。协同软件将成为继Office之后软件产业最大的一次发展机会。尤其在中国协同软件的市场份额为全球的五至八个百分点，即25—40亿美金的收入。

　　流程的规范，流程的效率，直接影响企业的反应能力、执行能力、控制能力。客户是一个广义的概念，包括客户、分销商、合作伙伴、供应商、银行、政府机关等等，其重要性不言而喻。人力资源选人：育人、用人、留人的能力决定了企业的竞争力。新一代0A的方向，就是：有效地将知识、流程、客户、人力资源等关键资源管理起来。各个环节不能孤立进行，而是要紧密协同，互相连动。从而，加强企业对核心竞争力的有效控制，保护与提升企业的运作能力和竞争力。

　　贴合发展需求的总会受到青睐，被业界和用户一致看好的协同软件市场由此日渐“百花齐放”，传统0A也因为注入了这样一个全新的理念重新焕发出了勃勃生机。协同OA必将带来OA办公自动化的一条新出路。