档案信息管理为ECM奠定了基础

日期: 2010-08-26 作者:Linda Tucci翻译:Eric 来源:TechTarget中国 英文

在为企业内容管理(ECM)系统花钱之前,企业需要使其内部的档案井然有序。至少那是像Laura Fucci这样的CIO们一清二楚的意图。Laura Fucci以财务原因推迟了ECM实施,而且她对这一做法很满意。   在四年前Fucci被任命为美国内达华州Clark县的CIO时,购买一套企业内容管理系统是她老板待办事项中的重点。

  Fucci说:“但是,我们当时没有设立全县范围内的档案管理系统或者政策或保留。每个部门都在阅读国家法律,并在他们部门内部以他们认为合适的方式做档案留存和销毁。”   Fucci监管4100万美元的预算,除了购买企业内容管理系统,她没有“切肤之痛”,但是她认识到在Cla……

我们一直都在努力坚持原创.......请不要一声不吭,就悄悄拿走。

我原创,你原创,我们的内容世界才会更加精彩!

【所有原创内容版权均属TechTarget,欢迎大家转发分享。但未经授权,严禁任何媒体(平面媒体、网络媒体、自媒体等)以及微信公众号复制、转载、摘编或以其他方式进行使用。】

微信公众号

TechTarget微信公众号二维码

TechTarget

官方微博

TechTarget中国官方微博二维码

TechTarget中国

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注

敬请读者发表评论,本站保留删除与本文无关和不雅评论的权力。

在为企业内容管理(ECM)系统花钱之前,企业需要使其内部的档案井然有序。至少那是像Laura Fucci这样的CIO们一清二楚的意图。Laura Fucci以财务原因推迟了ECM实施,而且她对这一做法很满意。

  在四年前Fucci被任命为美国内达华州Clark县的CIO时,购买一套企业内容管理系统是她老板待办事项中的重点。

  Fucci说:“但是,我们当时没有设立全县范围内的档案管理系统或者政策或保留。每个部门都在阅读国家法律,并在他们部门内部以他们认为合适的方式做档案留存和销毁。”

  Fucci监管4100万美元的预算,除了购买企业内容管理系统,她没有“切肤之痛”,但是她认识到在Clark县考虑ECM之前,需要建立一个档案信息管理(RIM)方案。

  这是一项艰巨的任务。Clark县是内达华州最大的人口中心,拥有二百万居民,是全美第十四个人口大县。该县占地八千平方英里,包括五个大城市和一些未规划地区。服务于该区域的40个县级部门都有很大的自主权。

  以企业范围的视角来看,作为全县少数的主要管理者之一,Fucci发起了一个项目来建立档案信息系统。她通过会见“关键玩家”开始销售程序。然后她整合成立了一个督导委员会来代表该县处理记录的20个部门。该委员会成员包括县里的立法和司法部门。她说:“我们并不是总能得到这么充分的参与。”

  在该督导委员会中出现担心时,有专门成立的工作组来解决这些问题。该委员会还雇佣了一家档案管理供应商,来处理200多个由每个部门约定来识别该县所有的档案分类的“档案关系”。Fucci说:“这是一个包罗万象的项目”。

  Fucci说:“我在执行这个项目时非常小心,我想确保我们不是在购买和实施技术。在人们真正理解他们想要解决的问题之前,他们非常容易迷恋于一些技术。”

  GARP眼中的档案世界

  Diane Calisle是非盈利组织ARMA国际的执行副主任,该组织是一家档案信息管理者的专业协会。他说,对于CIO们来说,要在混乱中对着一个档案信息系统找到他们自己是不寻常的。而且,因为数字档案在组织内随处可见了,CIO们越来越发现他们自己必须要把情况弄的简单明了。

  Carlisle说:“这位CIO做的有所不同,她非常清楚地意识到业务方面整体是什么样,知道技术需要在策略结构,流程和合法合理的需求中落地。”

  事实上,碰巧Fucci的方法对于成功实施企业内容管理系统是一项关键的前置任务。按照总部位于美国Mass州剑桥的Forrester研究公司的观点,超过80%的ECM系统没有成功部署,因为在该公司关于如何处理那些旧档案存在不统一的意见。Mark Diamond是Contoural公司(该公司是位于美国加州)的CEO,他说,一家组织的法规,业务和IT运营对于哪些应该被长期保存,哪些应该被丢弃都有意见分歧。他说,直到这一复杂问题被解决以后,在企业范围内实现有一定实际价值的自动化系统才有点希望。

  但是有一条前进的道路。

  自1955年ARMA成立以来,ARMA开发了一组八条普遍接受的档案保存原则,也可以称为GARP,它宣告了一个有效的RIM项目。该组织还开发了最佳实践和标准,用来处理诸如建立保留时间表和处理无效的档案这类事情。而且,它发布了一个模型来衡量RIM项目的成熟度级别。它的指导之一是信息技术专业的档案信息管理,关注于与通过技术管理信息有关的关键档案流程。

  非盈利组织信息和图像管理协会是档案管理的另一个资源。

  谁应该对RIM项目负责是一直让许多组织迷惑的一个问题。ARMA的Carlisle说:“工作效率最高,而且最适合这个项目的人当然是有C级头衔(高管)的人员,不管是CIO还是COO。再加上政府机构也开始使用“信息官”这个头衔了。”

  对RIM采取‘我们’的方法

  Carlisle说,发现他们自己对档案信息管理负责的CIO们应该采取“我们”的方法。除了档案管理人,RIM团队应该包含法规和遵从代表,因为合法持有和电子发现已经成为了档案管理的一大部分。按照ARMA原则,从各个业务单元来的,知道如何利用这些档案开展业务的运营人员也应该出席。

  在协调一致的努力下,Clark县的RIM指导委员会及其部门联络员对档案进行了分类,记录了保留时间表文档,修正了档案收费的不一致性,定义了发现保持的程序。该小组还给州档案馆增添了档案(比如环保局空气质量档案)。在这个过程中,该委员会明确了不需要保留的档案,减少了该县花费的存储空间。

  该县没有资金来聘请一名ARMA认证的档案管理者,但是县里内部任命了有档案管理经验的人,他现在正在进行ARMA培训。她说,回想起来,Fucci希望那个人从这项18个月工作的一开始就参加进来。

  现在,由于Clark县经济仍然在全面衰退,因此没有钱来投入在ECM上。然而,Fucci并不后悔她做出的努力。相反,她说:“CIO们在处理这件事上处在独特的位置上,因为他们处在企业的视角。”

作者

Linda Tucci
Linda Tucci

Executive Editor Linda Tucci oversees news and e-zine projects for SearchCIO.com and SearchCIO-Midmarket.com. She has covered CIO strategy since joining TechTarget in 2005, focusing most recently on big data, mobile computing and social media. She also writes frequently about the CIO role and CIO careers for SearchCIO.com's weekly CIO Matters column. Prior to joining TechTarget she was a business columnist for the St. Louis Post-Dispatch. Her freelance work has appeared in The Boston Globe and T

翻译

Eric
Eric

相关推荐