在为企业内容管理（ECM）系统花钱之前，企业需要使其内部的档案井然有序。至少那是像Laura Fucci这样的CIO们一清二楚的意图。Laura Fucci以财务原因推迟了ECM实施，而且她对这一做法很满意。

　　在四年前Fucci被任命为美国内达华州Clark县的CIO时，购买一套企业内容管理系统是她老板待办事项中的重点。

　　Fucci说：“但是，我们当时没有设立全县范围内的档案管理系统或者政策或保留。每个部门都在阅读国家法律，并在他们部门内部以他们认为合适的方式做档案留存和销毁。”

　　Fucci监管4100万美元的预算，除了购买企业内容管理系统，她没有“切肤之痛”，但是她认识到在Clark县考虑ECM之前，需要建立一个档案信息管理（RIM）方案。

　　这是一项艰巨的任务。Clark县是内达华州最大的人口中心，拥有二百万居民，是全美第十四个人口大县。该县占地八千平方英里，包括五个大城市和一些未规划地区。服务于该区域的40个县级部门都有很大的自主权。

　　以企业范围的视角来看，作为全县少数的主要管理者之一，Fucci发起了一个项目来建立档案信息系统。她通过会见“关键玩家”开始销售程序。然后她整合成立了一个督导委员会来代表该县处理记录的20个部门。该委员会成员包括县里的立法和司法部门。她说：“我们并不是总能得到这么充分的参与。”

　　在该督导委员会中出现担心时，有专门成立的工作组来解决这些问题。该委员会还雇佣了一家档案管理供应商，来处理200多个由每个部门约定来识别该县所有的档案分类的“档案关系”。Fucci说：“这是一个包罗万象的项目”。

　　Fucci说：“我在执行这个项目时非常小心，我想确保我们不是在购买和实施技术。在人们真正理解他们想要解决的问题之前，他们非常容易迷恋于一些技术。”

　　GARP眼中的档案世界

　　Diane Calisle是非盈利组织ARMA国际的执行副主任，该组织是一家档案信息管理者的专业协会。他说，对于CIO们来说，要在混乱中对着一个档案信息系统找到他们自己是不寻常的。而且，因为数字档案在组织内随处可见了，CIO们越来越发现他们自己必须要把情况弄的简单明了。

　　Carlisle说：“这位CIO做的有所不同，她非常清楚地意识到业务方面整体是什么样，知道技术需要在策略结构，流程和合法合理的需求中落地。”

　　事实上，碰巧Fucci的方法对于成功实施企业内容管理系统是一项关键的前置任务。按照总部位于美国Mass州剑桥的Forrester研究公司的观点，超过80%的ECM系统没有成功部署，因为在该公司关于如何处理那些旧档案存在不统一的意见。Mark Diamond是Contoural公司（该公司是位于美国加州）的CEO，他说，一家组织的法规，业务和IT运营对于哪些应该被长期保存，哪些应该被丢弃都有意见分歧。他说，直到这一复杂问题被解决以后，在企业范围内实现有一定实际价值的自动化系统才有点希望。

　　但是有一条前进的道路。

　　自1955年ARMA成立以来，ARMA开发了一组八条普遍接受的档案保存原则，也可以称为GARP，它宣告了一个有效的RIM项目。该组织还开发了最佳实践和标准，用来处理诸如建立保留时间表和处理无效的档案这类事情。而且，它发布了一个模型来衡量RIM项目的成熟度级别。它的指导之一是信息技术专业的档案信息管理，关注于与通过技术管理信息有关的关键档案流程。

　　非盈利组织信息和图像管理协会是档案管理的另一个资源。

　　谁应该对RIM项目负责是一直让许多组织迷惑的一个问题。ARMA的Carlisle说：“工作效率最高，而且最适合这个项目的人当然是有C级头衔（高管）的人员，不管是CIO还是COO。再加上政府机构也开始使用“信息官”这个头衔了。”

　　对RIM采取‘我们’的方法

　　Carlisle说，发现他们自己对档案信息管理负责的CIO们应该采取“我们”的方法。除了档案管理人，RIM团队应该包含法规和遵从代表，因为合法持有和电子发现已经成为了档案管理的一大部分。按照ARMA原则，从各个业务单元来的，知道如何利用这些档案开展业务的运营人员也应该出席。

　　在协调一致的努力下，Clark县的RIM指导委员会及其部门联络员对档案进行了分类，记录了保留时间表文档，修正了档案收费的不一致性，定义了发现保持的程序。该小组还给州档案馆增添了档案（比如环保局空气质量档案）。在这个过程中，该委员会明确了不需要保留的档案，减少了该县花费的存储空间。

　　该县没有资金来聘请一名ARMA认证的档案管理者，但是县里内部任命了有档案管理经验的人，他现在正在进行ARMA培训。她说，回想起来，Fucci希望那个人从这项18个月工作的一开始就参加进来。

　　现在，由于Clark县经济仍然在全面衰退，因此没有钱来投入在ECM上。然而，Fucci并不后悔她做出的努力。相反，她说：“CIO们在处理这件事上处在独特的位置上，因为他们处在企业的视角。”