电视、报纸、网络上每天不停播放着甲型H1N1流感的消息，不过你知道企业的信息部门，面对传染病到底有多少准备吗？就现在看来，面对传染病肆虐，多数企业的准备根本还不足够，或者该说，几乎没有准备。
    
　　根据美国调查机构Webtorials Editorial/Analyst Division日前刚刚发布的报告，有36％的美国企业，面对传染病危机时，仅有最基本的应变计划，来保持营运持续；而23％的美国企业，则根本没有此类相关的应变计划。
    
　　很不幸的，这些数据都告诉我们，目前多数的企业，在传染病一旦无法控制状况下，能提出的对应策略实在少得可怜。也许多数人会认为：“有那么严重吗？”，但试想如果哪一天你工作的办公室，如果因为严重的传染病疫情发生，而必须封闭近1个月（例如发生SARS时的状况），或是更糟糕的，前所未有的3个月以上的封锁，你的企业还能持续营运下去吗？或者该这么问，你的企业还能生存吗？

　　如何让员工移动办公，成为IT面对传染病的最大课题

　　自古以来传染病的发生，都是难以预测的风险，从罗马时期全欧的大瘟疫、中世纪的黑死病，一直到现代的SARS、H1N1等，每次传染病发生时，或多或少总是会影响到社会的经济活动、信息交流。还好，时至今日，企业拥有IT这样武器，可以在传染病发生时，提供一定的协助。当许多企业的IT部门，已经懂得建立许多备援机制，面对地震、火灾等等的问题时，不要忽略了，传染病其实也已经是不容忽视的重要课题。
   
　　距离SARS发生6年多后的现在，有一些企业，已经意识到传染病对于营运可能造成的影响，并且进而研拟出一套应对机制。举例来说，明基（BenQ）就有一个组织叫做风险管理委员会，由高层组成，在传染病发生时，会依照相关卫生组织公告的疫情状况，采取应对措施。
    
　　除了组织上层开始意识到这样的问题之外，也有一些企业已经透过建全的通讯与远程工作体系，让自己的企业运作能够更有弹性，让员工可以在不受限制工作场所的状况下，持续保持企业的运作正常。从最基础的VPN建立，到更为全面的整合通讯系统、瘦客户端（Thin Client）架构的远程联机工作等，都是企业在面对传染病肆虐时，能够派上用场的武器。

　　因为抗SARS经验，KPMG坚决打造移动办公室
    
　　KPMG就是一个好例子，对于KPMG信息技术服务组协理陈秋正而言，运用IT打造的移动办公室，成了他因应H1N1新流感的最佳利器，陈秋正说：“现在KPMG的员工可以在任何地方工作，一但发生疫情，随时可以分散员工。”这个移动办公室的建置，正是奠基于当年陈秋正的抗SARS经验。
    
　　2003年，SARS疫情蔓延台湾时，KPMG最担心的问题是，整栋大楼因为发生疫情而被封闭。因为KPMG每天有八九成的员工，必须到不同企业客户的办公室协助帐务处理，一旦封闭办公室，连健康的员工都无法离开时，等同于公司全面停摆。
    
　　因此，KPMG当时很快地成立了第二办公室，将员工区分成两组，在不同地点上班，一旦其中一处发生疫情封闭大楼，还有另外一组人员可以调度。IT部门同样也分成两组人员，一半的人员继续在台北办公室机房工作，另外一半则在桃园龙潭的宏碁电子化信息管理中心（Acer eDC）工作，建立异地备份机制，复制台北机房所有的系统和数据。如果台北机房停摆，陈秋正可以随时由备援机房接手运作。
    
　　但是，陈秋正认为这样的作法不是长久之计。后来，为了解决KPMG八成员工每天在外工作的问题，陈秋正开始打造移动办公室，同时也将IT抗SARS经验融入这个移动办公室的规划中。
    
　　陈秋正指出：“建立有移动能力的办公室，有两个重要关键，第一是所有数据电子化，第二是通讯方式必须一致而且实时。”这两点正是当年抗击SARS时，KPMG临时成立第二办公室后，员工分隔两地工作时最困扰的问题之一。
    
　　因为会计查帐需要参考的文件非常多，还包括很多纸本文件，陈秋正说：“如果没有将全部的纸质文件都数字化，在远地的员工就没办法像在公司办公室那样工作。数据电子化是移动办公室的第一步。”
    
　　为此，陈秋正建置了一套e-Scan系统，把所有文件都扫瞄成PDF格式，员工可以透过网络找到他需要的数据，按照流程取得授权后就能在一段时间内下载，下载时需要使用USB金钥认证，同时对内容加密，未来几天内，都可以透过这把USB金钥来读取内容，时效结束后就无法开启，同时兼顾了移动办公室的便利与安全。
    
　　无障碍沟通是移动办公室的最后一哩，陈秋正表示，客户经常会拨电话到公司向员工询问会计帐务。如果员工担心客户找不他，他也无法安心在外工作。“我们后来做到单一号码就能很快找到同一个人，不论他人在哪里。”他说。
    
　　这个单一号码就是KMPG的员工编号，也是员工的分机号码和传真号码，透过IP-Phone的通信整合，甚至还可以接通到员工的公务手机。不论是外部客户或内部员工，都可以透过单一号码相互联系。陈秋正说：“这次新流感出现后，KMPG总部开始清查通讯管道，台湾的分部则完全不需要，因为，我们平常就已经准备好了。”

　　远程工作是企业IT处理传染病危机的重要课题
    
　　从上述KPMG的例子，我们就可以看到，系统和文件的Web化、电子化，实在是企业有没有能耐面对传染病危机的重要根基。因此，我们可以这么说，企业内部的人员，要怎么透过网络接取文件，连接系统，将会是IT在未雨绸缪地准备对抗传染病时，必须先行认真考虑的问题。
    
　　当然，从这个问题衍生出来其他许多细节都需要考虑，例如当高层主管因为传染病而无法检视工作业务时，IT人员有没有机制可以提供主管的代理人，系统存取的权限？再者，在紧急机制启动后，IT部门要怎么确保每个人的系统存取与沟通管道顺畅？面对这些问题，有很多方法，从最原始的紧急联络人名单、传账号／密码给代理人，到透过通讯系统提供整合通讯的联系方式、事先设定系统权限等方式，都可以解决这样的问题。
    
　　总之，问题的最核心，在于IT部门与企业有没有意识到建立一套这样应变机制的重要性。否则，企业很有可能还是与6年前SARS发生时一样，一时间无法应变，延宕到业务的正常运作。