一、实施ERP战略与应用控制

　　“工欲善其事，必先利其器”。通过ERP系统的实施，一方面，可以固化企业内部控制制度与流程，为企业带来巨大的管理提升和经济效益；另一方面，我们也要充分认识到ERP系统自身所带来的风险。针对这些风险，研究和制定ERP环境下企业的内部控制策略，是商业企业经营管理中重要的一环。

　　实施ERP系统后，企业所遇到的业务风险一般来自4个方面：业务流程、应用架构、数据质量和技术架构。其中，业务流程的转变对企业内部控制的影响最大，对企业内部管理和财务方面的监控提出了新的要求，这方面的风险特征相比过去发生了根本性的变化。例如，在ERP系统中，通过对手工流程的机器处理，审批处理自动化等，进一步增强了完成各种业务流程的效率。但是，在新的业务执行环境中，这些审批处理自动化方法将改变企业内部原有的一些风险特征，这时相应的内部控制体系就需要重新评估和设计。这样一来，一方面导致企业所处的内部风险环境发生了变化，过去手工状态下的控制风险，由于ERP系统的引入而变得更加复杂；另一方面，ERP系统的实施需要对原有的业务流程进行优化和设计，改变了企业的组织结构。值得注意的是，在ERP系统实施过程中，某些二次开发工作会削弱系统中已经设置好的控制，从而产生新的风险，这时必须用手工控制来弥补。

　　由于不同系统的数据格式可能完全不同，为了实现数据的传递，就需要进行一系列的转换。这就要求针对不同的技术平台和特点开发不同的接口，这些接口会产生新的控制方面的问题和风险。另一方面，许多企业在实施了ERP系统后，陷入了用户访问方面的问题。比如，如果访问权限开放给不应该拥有访问权限的个人或团体，它将极大地提高数据遭到破坏的风险。缺乏对这类用户权限的有效控制，会降低那些敏感交易的安全性。所以，用户访问对敏感交易的访问需要通过有效地控制，例如责权分离的原则加以限制。很少有企业用一个系统将企业所有的数据和流程都管理起来。所以，ERP系统和其他系统之间的接口是实现不同系统间数据互联互通的必需。如ERP与物业管理软件的联接、与物业管理财务收费的联接、与租售软件的联接、与电气抄表系统的联接等等。这些位于不同系统之间的接口是一个重要的风险区域。

　　另外，需要说明的是，企业在实施ERP系统之前，要先根据“成本——效益”原则对是否使用ERP系统进行权衡。

　　二、建立完善的业务控制流程

　　商业经营企业的经营管理，涵盖了经营、物业、装修、营销策划和推广、广告、旅游、网络信息和结算中心等公司或部门，涉及的业务包括商铺销售、商铺租赁、经营管理、物业管理、策划推广、装修、广告、旅游、展览、网络信息、收款结算等方面。

　　按照其业务范围不同可分为：财务部、人力资源部、行政部、物业部、客服中心、工程部、装修部、保卫部、消防中心、车场部、销售部、租赁部、营销策划推广部、旅行社、信息部等。

　　从组织层面上，商业经营企业一般按照业务类别分别成立由企业集团统管下的子公司，它们具备法人资格，应实行独立核算。在业务层面上，各公司之间有各自管辖的业务范围，经营公司负责商业的经营管理、物业公司负责商业物业管理、装修公司负责商业物业的装修工程、广告公司负责商业宣传策划和推广、旅游公司负责旅游推广接待、信息公司负责网络信息、结算中心负责网银结算等等。它们之间各负其责、互相联系、相辅相成，所有的业务发生均按照相应的业务流程严格控制。

　　在业务控制中，最关键的是一项经济业务的全过程，或者全过程中几个重要环节，不能由一个部门或一个人自始至终包办完成，而应由几个相对独立的人员或部门分别完成。这不仅有利于实行专业化，提高工作效率，而且可通过相互问的联系、协助、适应和接续，便于互相监督、检查、协调和互相制约。

　　1、建立内部牵制的原则主要有：（1）业务批准与业务执行相分离；（2）业务的执行职能与业务的检查职能相分离；（3）业务的执行与业务的记录相分离；（4）会计和出纳不能一人兼任，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账的登记工作；（5）单位预留银行印鉴不少于两个，其保管不能由一个人保管，出纳保管支票而不能兼管预留印鉴；（6）支票、发票和收据的领购、使用和核销都要有完整的记录。

　　2、根据内部牵制制度，审批业务主要从以下几方面进行控制：（1）预算执行的约束。（2）合同的约束。（3）程序手续的审批。一般审批程序为：经办人、经办部门、财务总监、副总经理、总经理、董事长。如果为工程项目的，应经审价部或结算部审定结算价，再按程序报审批；如果为商铺调铺、转名、退铺或装修等事项，应经租赁部、物业部、装修公司、财务部和法律部审核意见，再按程序报审批。（4）开支审批权限控制。例如规定：所有经济业务的开支金额如果超过5万元，必须呈报集团公司财务总监和董事长审批；如果按合同约定支付款项且合同已经批准的，须呈报集团财务总监审批；费用报销超1万元的报集团财务和集团领导审批；1千元至1万元的由总经理审批。