或许没有比“超出预算”更令IT经理们心里恐惧的文字了。

　　不幸的是，在商业智能（BI）项目中，超出预算绝不是偶尔出现的现象，按照David Hatch的意思。他是波士顿Aberdeen集团的分析师。

　　“高成本带来的恐惧把许多公司排除到了在商业智能方面改进和投资的大门之外”，Hatch在最近的报告中写到。

　　Hatch说企业常常处于在指定预算和时间范围内完成商业智能项目的拼搏中，他们总是低估他们启动项目以后维护和扩展商业智能系统的成本。

　　事实上，191家响应调查并返回报告的企业中有58%经历过或正在经历着，项目部署时间长达一个月或好几个月的状态，其中17%花了六个多月时间来完成商业智能部署。很难说一个典型的商业智能部署应该花多长时间，但是大部分分析师都认为管理层正越来越寻求商业智能项目快速投资回报率的结果，部署要在几周内完成，而不是几个月。

　　另外67%报告他们的商业智能项目超出了预算，将近四分之一报告预算超过10%甚至更多。伴随着世界范围内的经济衰退和IT预算紧缩，任何超支都意味着商业智能项目的厄运。

　　剩下约40%的企业按时完成了商业智能项目，三分之一控制住了成本。Hatch发现了五个关键领域，他说这些领域可以帮助企业在实现按时按预算部署商业智能时表现良好。

1. 按实际情况估计项目工期。商业智能供应商“经常宣称他们的解决方案可以在几天或者几周内部署完成，而不是花上几个季度”，Hatch说。实际技术上一般不会出问题，为了实现快速部署，节省时间，企业必需定义好流程识别，清理和整合已经处于适当位置的数据。“同类公司最优秀者更可能让这些任务自动化”，Hatch说。否则，商业智能部署可能花上几周，几个月甚至更长时间，这一点应该在项目一开始就理解清楚。
2. 接触到最终用户。为了保证商业智能项目按时按预算完成部署，企业理解终端用户的数据很重要。Hatch说，要做到这一点，企业必须把与商业智能部署有关的所有干系人（IT人员，管理者和终端用户）召集到一起，而且他推荐建立商业智能能力提升中心来做这些事。“当你面对的是更大的企业，商业智能工具要支持多个部门，你需要识别特殊需求和用例，来避免在部署时错过某些终端用户群体”，Hatch说，“有很多项目陷入麻烦，都是因为这一步执行的不好。”
3. 建立正式的培训计划。为了最大限度地利用商业智能部署，确保终端用户接纳，企业应该建立正式的培训计划。“太多时候，企业推出的东西在技术方面精益求精，最后却发现它不需要，”Hatch说。建立一个正式的培训计划并把该项成本在项目一开始就考虑进去，最后可能会既省钱有节约时间。“培训是进入教育的一项新成本”，他说，“如果培训部分没预算进去，到时候一定会出问题的。”
4. 理解IT基础设施的影响。要防止成本超支，企业应该基于终端用户的需求，预先决定商业智能会怎样交付，Hatch说道。在有些情况下，需要独立部署；在另外一些情况下，商业智能应用需要与其他企业应用程序整合部署，比如CRM和ERP。不管是哪种方式，企业必须考虑对他们IT基础设施的影响，而且他们必须根据避免部署期间突发事件的需要，预算资金和资源。
5. 别忘了持续成本。最后，随着时间推移，再分析需求的变化时需要修改商业智能系统，太多企业未能重视与此相关的成本。“当业务需求变化时，你不得不修改你的报表”，Hatch说道。还需要考虑维护成本。企业应该投资那些容易根据需求变更进行调整的商业智能系统，他说，在项目一开始就应该把相关财力和人力成本考虑进去。

　　基于调查结果，遵守这些策略的企业能始终如一地按时按预算完成商业智能部署，Hatch说。按照报告，他们实现了“5.8%在按预算完成商业智能项目方面获得了改善，超过业界企业平均比例五倍”。

　　按照Hatch的观点，他们还以大约平均14天的速度完成商业智能项目部署，比商业智能部署的一般平均时间的少三倍，而且他们只花半天多时间对现存的商业智能报表和分析视图做变更，相比之下业界平均时间差不多是三天。

　　当然，自动数据清理和整合过程本身也要花时间。企业要按顺序整理数据管理仓库，这可能花费数月时间或者更长，而且保养是一个没有结束的任务，新的数据源总会出现，旧数据总会被丢在身后。

　　建商业智能能力提升中心，保持用户技能随时更新是不容易的，也不可能太快，任务也是这样。但是，Hatch说，在幕后按照需要投入了时间的企业会更快地从商业智能部署中获益，面上暴露出的问题会更少。