中国版萨班斯法案强化企业邮件管理

日期: 2008-09-21 作者:TT CIO 来源:TechTarget中国

中国版萨班斯法案即将出台。该法案对中国企业既是一个挑战,也是一个通过法案强化公司内部控制的好机会。将推动中国公司治理水平进一步提高。该法案也将会促进企业更好地管理和保留电子邮件数据。

  但是,邮件及其附件的容量庞大且随时改变。怎样按照法规要求安全存储邮件信息?怎样从大量邮件中快速搜索出有价值的历史邮件和附件呢?对此,Techtarget中国对博威特(梭子鱼)网络技术(上海)有限公司中国区总经理何支涛进行了专访。

  TechTarget中国:中国版萨班斯法案即将在中国实施。请问,博威特公司对此如何看待?

  何支涛:中国版的萨班斯法案将在上市的大公司试行。对于这些大型企业来说,可以说是面临一次严峻的挑战。据照该法案的要求,首先要完善公司治理结构,加强内部审计、内部监督的力度;完善内控建设,特别要求公司相关主管对呈报的财务报告“完全符合证券交易法,以及在所有重大方面公允地反映了财务状况和经营成果”予以保证;对生成财务报表的全过程,制订清晰的业务操作流程和控制规范。真正落实风险控制责任,提升企业经营效益和效率,提高财务报告的真实性。

  TechTarget中国:请您介绍一下国内企业邮件管理的现状?中国版萨班斯法案将对邮件管理提出更高的要求,您认为企业将需要在邮件管理方面做出哪些相应的调整?

  何支涛:可以说,中国企业的邮件存储管理同外国相比有很大的差距。在中国的企业,可能是一些企业的意识不到位。许多企业还没有意识到电子邮件存档问题的重要性,没有对邮件进行有效规范地管理。例如,如果从严格范围讲,企业中的所有邮件都应该保存,不能删除任何邮件。但是,一些企业可能并没有这么做。

  对于企业来说,首先,意识是最重要的。企业必须加强邮件存储管理的意识,意识到管理邮件的重要性。其次,制订清晰的业务操作流程和控制规范,并不断地完善流程、加强管理。最后,企业一定要明确分工,企业内部人员要明确自己的职责所在,严格规范自己的工作。

  TechTarget中国:梭子鱼邮件存储网关是否能够满足中国版萨班斯法案对邮件管理提出的法规需求?

  何支涛:电子邮件信息包含的内容涉及企业诸多商业机密。海量的邮件附件占据了用户和邮件服务器的大量空间。管理电子邮件是企业面临的一个比较大的问题。中国版萨班斯法案要求上市公司必须保留所有业务记录到一定的期限,包括电子邮件。这意味着企业必须很好地管理和保留企业所有的电子邮件,以应付未来的电子邮件查询需求。梭子鱼邮件存储网关对邮件的存储、归档、检索等提出了相关的要求,符合萨班斯法案的要求,可以帮助公司满足法规的需求。

  TechTarget中国:是否能够介绍一下梭子鱼邮件存储网关的市场定位,它主要针对哪些行业或者领域的企业?

  何支涛:主要定位在大型企业,特别是跨国公司。这些公司对法规的要求比较严格。邮件的存储要便于以后的查询。例如如果出现诉讼等问题,法官就可以调查一段时间内公司的外来邮件。除这些大公司以外,还有一些行业的企业内部要求纪录往来的订单等信息。而且,相对于电话来说,邮件的纪录也更加正式。他们也对邮件等信息的存储提出了要求。

  TechTarget中国:与市场上的同类产品相比较,梭子鱼邮件存储网关具有哪些特色和优势?

  何支涛:现在一些公司提供了一些存储功能,例如EMC。有些公司提供软件的存储功能,还需要购买相应的硬件。梭子鱼邮件存储网关对邮件的存储是集软硬件于一体的。而且现在有些客户已经不只需要购买我们的产品,而且,需要我们为他们公司的邮件存储提出一整套的解决方案。

  TechTarget中国:梭子鱼邮件存储网关是一款集硬件与软件于一体的解决方案,这与软件类型的电子邮件归档相比,具有什么样的区别?

  何支涛:企业对于邮件提出的要求,不仅仅需要对邮件进行存储,对归档、检索等也提出了要求。例如,需要检索1998年的某篇报道,但是,经过了这么长时间,已经不记得是标题等信息了,怎么检索?我们不但可以通过邮件的标题检索,还可以检索邮件的内容,甚至是邮件的附件也可以快速检索到。这样就便于公司CTO的管理。而且,可以对公司的所有往来邮件进行存储纪录,甚至包括垃圾邮件。这些存储是永久的,不支持删除等操作。即使你删除了一封邮件,被删除的邮件还是会被存储起来。大量邮件地存储就需要强大的存储功能。梭子鱼邮件存储网关不但存储的容量强大,而且可以连接外部的存储设备。

  TechTarget中国:您认为中国版萨班斯法案的推出对于博威特公司是一次难得的机遇,还是一次严峻的挑战?

  何支涛:中国萨班斯法案的提出对我们来说是一次机遇。萨班斯法案要求所有记录包括电子邮件以及其他电子记录,必须保留5年或7年以上,同时要求在规定时间内完成高速检索。法案对公司的邮件等信息的管理提出了很多的要求,而我们的产品也会进一步的完善。

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