对于视频会议设备和软件，最近谈得比较热的是它们用起来很让人头疼——技术复杂、接口笨重。在视频会议的一次备忘录中，Forrester研究公司发现，如果雇员们发现出现的技术问题需要10到15分钟才能解决，他们就会放弃这样的会议。有一个公司正在使用五年前购买的视频设备，据Forrester报告，这家公司由于技术故障已经取消了10%的预定的视频会议。

　　不过Forrester和一些其他的分析机构表示，新的视频会议系统将逐渐取代这些笨重的系统，并已经开始投入使用。如今，工作场所变得越来越分散，环境的影响和交通成本更加得到关注，新的设备和软件能够真正为企业带来ROI，尤其是随着它们的成本不断下跌。

　　Gartner建议，企业需要考虑更新他们的标准视频会议系统，购买高清晰度(HD)视频会议技术系统，并认为这种质量的升级和价格的下降有必要对此进行投资。

　　底线：CIO们需要指出如何安排进行远程会议工作。

　　下面是Forrester的一份报告“Videoconferencing Rises Again”给出了三个理由，从另一个角度看待视频会议设备和软件，并给出了一些简单的技巧帮助你的企业选择和使用合适的系统。这些是对已经使用了工作区视频会议系统的20个企业的IT和业务部门的员工进行采访而得来的。

　　创建更加紧密的团队

　　Forrester认为，通过电脑终端、电传等与办公室联系的工作者占美国总劳动力的20%。在与他人进行远程交易时，通讯中断并不少见，也并不令人奇怪。研究显示，在面对面的工作场所，至少有60%的沟通都是非语言的。视频会议能够产生更多的面对面交流——避免更少的交流中断并且能够建立一个更加紧密地团队。

　　节约成本

　　不像过去，视频会议的财务效益或者是不存在或者很少，现在，企业现在能够在简单的差旅费减少上看到有形的ROI。Forrester指出一家国际生产商，通过使用视频会议，它的季度小组会议的成本估计由过去的35，000美元下降到1，000美元，下降了97%，而且会议质量并没有受到影响。

　　技术先进

　　像HD显示器和标准以太网/IP网络这样的技术升级已经提高了视频会议系统的质量、可靠性和可用性。Forrester已经引用了一个全球性制药公司的例子，这家公司将HD显示器、协同工具、一个IP连接和一个直观的用户界面纳入它的视频会议设备之中，使它的视频会议使用更加方面快捷。

　　不同的会议有不同的配置

　　在与那些使用了视频会议的公司进行讨论时，Forrester发现，不同的会议需要不同的视频配置。

　　针对那种一对一的工作会议上，PC视频显示器就很好了，当进入他们的应用和工作工具时，人们就可以进行面对面的工作交流。

　　针对分布式的工作小组会议，基于会议室的视频系统是最好的选择。共同的屏幕能够使参会者察看、修改和批准工作产品。

　　公司的“国家联盟”型的会议应该首选那种基于礼堂的、高品质的视频系统。采用双向视频问答形式而非单独的通过Web或音频会议，这样能够使员工更好地进行互动并与领导进行进一步的沟通。

　　当涉及到隐晦的、非语言式的交流时，通常使用网络视频会议。所以，举例来说，在谈判时，距离甚远的人员可以召开领导制定决策或者敏感的人力资源会议。

　　Forrester发现，在开会之前，要让人们感觉到他们正处在一个“高品质的动漫电影中”需要花费几分钟的时间。现实因素是，每个小组的成员们都告诉Forrester，在会议结束之后，这个视频会议不能让他们与其他的参会者交换名片，或者是握手。