协同软件因其理念新颖、应用广泛、紧密贴合当前企业管理需求、投资小见效快等特点而迅速成为了信息化领域里的最大热点之一。

　　从2006年至今年，协同成为一个频频出现的词语。

　　协同泛指组织中多人共同完成同一事务的行为方式和过程，协同工作是组织行为的基本模式和状态，协同软件是对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行管理的软件。它有三个显著的特征：第一是以“人”为中心，以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用；第二是以“组织行为”为管理根本，即对组织行为中的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理；第三是以管理组织中占信息总量80％的“非结构化”信息为重点。

　　市场明星

　　网络基础的建设飞速发展，使城市之间的干线速度快速提升，这为协同应用提供了通路保障。同时，基于XML信息交换技术，以Web Service为基础应用的整合技术，以及基于互联网的Portal、IM、搜索等系列标志性技术的成熟，为协同软件的实用化、产品化、平台化奠定了坚实的技术基础。

　　协同软件有不同的流派，各厂商都是以自身的优势为出发点制定协同策略。像SAP就是使其ERP系统具有协同性，再增强交互性。微软推出了Office System的协同解决方案，主要基于其Office、门户服务器SharePoint Server、项目管理服务器Project Server以及Exchange的整合。思科则推出了“统一通信应用”的软硬一体化方案。

　　从表现形式来划分，协同软件可以分为：协同工具软件、协同平台软件和协同应用软件三种类型。

　　协同工具软件是指可独立运行、功能相对单一、应用非常简便的辅助工具型软件。例如：电子邮件系统软件、即时通信系统软件、视频会议系统软件等。

　　协同平台软件具有协同化的技术和应用架构，包括开发工具、应用中间件、开发环境等，是可以让独立软件开发商或最终用户在此基础上进行协同应用开发的平台性软件。其主流代表有：IBM Workplace、Microsoft .net的套件和基于J2EE的技术平台三大技术流派。在协同平台软件领域，国外厂商占据绝对的优势。

　　协同应用软件是提供给团队组织用于实现协同化管理的最终应用软件。它面向应用，既要符合团队组织共同的协同应用特征，又要满足个性化的协同管理需求。国内大部分协同软件都是此类产品。

　　协同平台软件和协同应用软件是协同市场的拳头产品。协同平台软件可以提供灵活、功能强大的二次开发；协同应用软件则可快速实施，以较低成本满足用户需求。

　　协同离不开工作流

　　协同软件的核心是工作流（Workflow）。

　　工作流是指工作的次序、步骤等工作过程，常常被称为工作流程，工作流管理有时也被称为业务流程管理（Business Process Management，BPM）。从20世纪80年代后期，很多学者开始把工作流管理放到一个更广泛的意义上来阐述。为了区别于生产管理中的“流程”概念，“业务流程” 的说法开始流行。工作流能够使工作事务在多人之间有效流转，带来协同应用效果，从而占据了协同软件的“核心”地位，也成为协同软件驱动各项应用步骤与程序的引擎。

　　工作流的概念主要包括了流动（Flow）和过程（Process），即“流”、“程”，分别从动态和静态的角度来阐述流程。目前，工作流的内涵和外延有了进一步纵深发展，它几乎渗透了管理的每一个环节：收文、发文等公文管理工作流；请示、汇报等行政管理工作流；客户报备、回访等客户管理工作流；技术评估、新产品组合原则、产品上市策划等产品项目工作流；服务体验、投诉处理等服务工作流；人员招聘、入职、培育、考评等工作流；知识入档、调用等知识管理工作流；预算、审核、报销、信用评估、风险控制等财务管理工作流……在实际工作中，“流程”也成为管理者提及率最高的管理内容之一，甚至可以说：工作流无处不在。在经营中，任何一项战略、计划的实施，都有其有形或无形、有意或无意的相应操作流程。

　　关于工作流，还有几个观点需要明晰：

　　● 有工作流不一定是协同软件。有工作流功能，并不表明是以工作流为核心。像ERP、CRM这些以资源和关系为核心的管理软件，管理的目的是资源计划或者关联关系，虽然也有工作流，但工作流是辅助性，因此，不是协同软件。

　　● 能设定流程不一定就是以工作流为核心。只要工作流不是图形设定与查看，就不是以工作流为核心。所有的主流工作流协同软件，都用图形化来设定和查看流程，这样的工作流才是被操作者掌握的应用工具，而不是IT系统管理者的维护或者开发工具。

　　● 工作流比信息网状更重要。协同管理中工作流比关系管理更重要，虽然资源管理和关系管理都能在一定程度实现协同，但其本质并非是协同。特别是CRM和ERM（企业关系管理），为了实现信息网状，使工作流占据从属地位，其协同性无法保障。

　　插上SOA的翅膀

　　SOA可以简单地理解为是一个“抽象、松散耦合和粗粒度”的软件架构，它可以根据服务请求通过分布式网络对松散耦合的应用群件进行部署、组合和使用。抽象与耦合的软件技术思想，成为协同软件在应用上的重要支撑。

　　真正的协同必须从客户的角度出发，是基于客户的需求而不是基于技术。在激烈竞争的市场环境下，企业的管理模式很难固化，当企业要做出一些改动时需要面对巨大的挑战。同时，随着信息化建设的深入，不同应用系统之间的功能界限已趋于模糊。目前的协同软件，已经超出了早期的公文管理等简单内容，参与协同的事务不仅包括了行政办公事务，还包括了企业的人、财、物等多项管理事务。这就要求协同软件能够自动与CRM、HR、ERP等软件接口。灵活性和数据接口的要求，决定了协同软件必须采用SOA技术。

　　用户通过调用SOA的程序服务，可以建立适合自己的软件应用功能，可以为直接用户建立起完全个性化的软件应用功能，实现表单的多样化和角色的动态化、流程的柔性化，以适应深化协同软件应用和管理变革的需要。SOA因其开放、集成的特性，将推动软件的开发和应用进入一个全新时代，也使协同软件因SOA的开放、集成而更加协同。

　　移动和安全性也是协同软件的发展方向。目前信息终端应用正在全面融合，移动的2.5G技术已经成熟，成为移动应用的事实通道。3G移动技术在中国已进入实质性的试点应用阶段，其带宽的增加，让协作更方便。融合了计算机技术、通信技术、互联网技术的移动设备将成为个人必备的信息终端，在此载体上的移动协同应用将是管理的巨大亮点，无处不在、无时不在的实时动态管理将成为现实。

　　网络中存在着巨大的安全隐患，因此，增加安全性也是协同软件厂商正在考虑的问题。尽管用户已经有防火墙、反病毒软件等安全系统，但很难将安全系统和协同软件进行整合。所以，厂商需要加强协同软件的安全性，像用友致远就对协同软件中传输的信息进行加密，解决了传输安全问题。

　　什么是好的协同软件？

　　一个架构先进、采用最新技术、界面华丽的协同软件就是一款好的产品？未必。协同软件是以用户为导向的产品，好用、易用、适用才是协同软件的精髓。学习成本高、整合过程长的协同软件都不是真正让用户满意的好产品。

　　了解了协同软件的评判标准，用户还要搞清楚自己真正的需求是什么，从而去选择真正对企业有价值的协同产品。CIO既不能凭借个人的技术爱好选择协同软件，也不能只考虑企业高层人员的特殊需求，而是要切实掌握企业的协同需求。另外，还有一点必须说明，协同软件不是万能的，企业不能贪大求全，而是要明白哪些可以接受，哪些可以放弃。协同软件必须分阶段实施，一个阶段解决三五个问题即可，“一口吃成个胖子”的这样想法必然会导致失败。